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Organizando correspondências

envelope

Uma das tarefas da secretária é organizar toda a correspondência da empresa, tanto as que chegam quanto as que saem. Parece uma tarefa simples, mas requer bastante atenção.

Separe uns minutos do seu dia para organizar e separar todas as correspondências. Se sua empresa não tem um lugar próprio para elas, providencie um. O melhor é que seja separado um lugar para as correspondências que chegam e outro para as que saem, assim você não corre o risco de misturá-las e acabar perdendo alguma.

Faça uma pré-seleção das correspondências, muitas delas são propagandas desnecessárias. Caso alguma delas seja importante, guarde-a e passe para o setor responsável.

É importante que você separe o que for correspondência de boletos bancários. Estes devem ser encaminhados com urgência para o setor financeiro, afinal, geralmente estes departamentos têm todo um processo para realizar pagamentos e atrasar um deles pode gerar multas e outros incômodos que podem ser evitados.

Se sua empresa for de grande porte, com muitos fluxos de correspondências é importante que você crie um processo de protocolo, assim, você consegue controlar exatamente tudo que entra e sai da empresa.

Este protocolo é simples: podem ser utilizados aqueles cadernos de protocolo onde você anota o destinatário, dia, quem esta mandando e a forma de envio, como por exemplo sedex, carta registrada, transportadora. Outro método é criar uma planilha com estes dados, assim, sempre que alguém precisar de uma informação você encontrará com muita facilidade.

Espero que sigam estas dicas e organizem suas correspondências, ficando ainda mais super!


Um comentário para "Organizando correspondências"

  1. ADOREI A DICA, ATE PORQUE SOU DO TIPO ” cada coisa no seu lugar”, NULHERES INTELIGENTES E ORGANIZADAS SAO ASSIM…

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