O guia da secretária moderna.

Seja na vida pessoal ou profissional, um bom planejamento é fundamental. Ao planejar, abrimos espaço para novas atividades; organizamos melhor nossa vida, aproveitando melhor o tempo; facilitamos os contatos interpessoais; é possível economizar (tempo e dinheiro). Planejando, administramos melhor nosso trabalho, nossa família. Portanto, o planejamento é essencial também para melhorar cada vez mais sua qualidade de vida, pois quem se organiza melhor, com certeza reduz os incômodos.

Todos sabemos disso. Não é de hoje que ouvimos os benefícios do ato de planejar. Porém, nem sempre somos fiéis ao que um bom planejamento propõe. Mais difícil e mais importante do que planejar é cumprir o estabelecido ou previsto… mas se o planejamento estiver feito, já é meio caminho andado.

Quando falamos em planejar, não nos referimos apenas aos objetivos do dia ou da semana, mas a todas as atividades a curto, médio e longo prazo. Podemos planejar para o dia o agendamento de uma reunião à tarde, o envio de alguns e-mails importantes pela manhã, o atendimento a um cliente no horário do almoço… mas também podemos programar a compra de uma passagem aérea para daqui a dois meses, uma reunião para dali a duas semanas, uma compra para o início de inverno, e assim por diante.

O ritmo frenético do dia a dia exige que pensemos além daquilo que temos a cumprir para a hora. É necessário planejar tudo quanto for possível dentro do que estiver previsto, caso contrário, você poderá ganhar algumas rugas nos dias que vem pela frente.

De acordo com estatísticas, cada hora aproveitada com planejamento faz com que você economize três horas que seriam ocupadas resolvendo problemas de última hora ou encontrando soluções para aquilo que deixou de fazer. Por isso, se você ainda reluta em planejar, achando “pura perda de tempo”, pare de resistir e faça o teste: com certeza irá perceber que tudo funciona melhor quando se sabe exatamente o que está fazendo, por que e como o faz. Essa história de “eu só funciono sob pressão” ou “só consigo fazer as coisas de última hora” até pode trazer algum resultado, mas com planejamento, certamente será melhor e menos estressante.

Mas como planejar corretamente?

Difícil dizer… as realidades são diferentes, os profissionais e a imensa lista de atividades também. Portanto, o planejamento é uma coisa muito particular. Mas algumas dicas são universais – elas sempre funcionam! Portanto, preste atenção:

- Já ouviu aquela velha e conhecida frase “tempo é dinheiro”? Pois é, ela funciona! Tudo que você fizer antecipadamente, vai garantir a você economia. Por isso, sempre antecipe-se. Está com uma viagem programada para setembro? Comece a pesquisar os preços e fazer a compra das passagens o quanto antes! É fato que, se você realizar a compra de passagens aéreas em uma data muito próxima da viagem, ela chegará a custar cerca de 60% mais cara – em alguns casos, até mais! Por isso, planeje! Inscrições para eventos são outro exemplo importante: até determinadas datas, as inscrições custam muito mais barato do que se você deixar para última hora.

- Vai ter reunião? Prepare a pauta com a máxima antecedência. Desta forma, você evitará esquecimentos, e terá tempo suficiente para remodelá-la o quanto for preciso. Se já estiver pronta, o que você fará depois são só retoques. Isto vale também para apresentações, relatórios,  e outros elementos que exigem revisão.

- Prepare-se com relação aos aniversários. è muito deselegante esquecer a data especial das pessoas mais próximas. Tenha uma agenda, ou então programe um alerta no celular para não correr riscos. E o seu aniversário e da sua família? Se você gosta de festas, mas quase sempre chega na data sem dinheiro, faça uma reserva mensal para o evento. Guarde um dinheirinho e não estará desprevenida. Inclusive, essa é uma dica de planejamento que vale para qualquer situação que vá precisar de dinheiro: viagens, festas, eventos, cursos… prepare-se! Planeje com antecedência, e com base na data desejada, planeje um esquema para poder realizar  o que deseja.

- Se você tem dificuldade em se organizar com relação às finanças pessoais, utilize uma planilha do Excel para lançar despesas, recebimentos e datas, ou encontre algum programa na internet que sane suas necessidades. Existem alguns disponíveis online, gratuitos ou com baixas taxas, que podem auxiliá-la e muito com as finanças.

- Planeje todo o seu dia logo cedo. Relembre os compromissos, acerte os horários e cuide para não atrasar nada. Se você começar o seu dia com atrasos, certamente teminará com atrasos também. Por isso, não basta apenas planejar – é preciso cumprir o planejado. Porém, se acontecer algum imprevisto, tenha jogo de cintura e contorne a situação – sem esquecer dos demais compromissos do dia!

Com certeza, você já lembrou de muitas outras formas de planejamento que já utiliza no seu dia a dia e que facilitam sua vida. O importante é sempre adaptar-se, pois as necessidades, compromissos e horários vão mudando, e você é quem saberá a melhor maneira de planejar!

A rotina de nós, secretárias, é bem apertada, são muitas tarefas para resolver o tempo todo e se não houver um planejamento eficaz do tempo, pode comprometer e muito nossa carreira. Nosso dia que já não é fácil pode virar um caos e é claro que ninguém quer isso. =]

Cada secretária tem a sua rotina de tarefas, afinal, elas mudam conforme o setor que você trabalha. Mas sempre dá para melhorar um pouquinho e ficar ainda mais super né?

Para a secretária, dominar as técnicas secretariais é fundamental. Para conseguir planejar e executar as atividades do dia é preciso adotar algumas técnicas importantes como:

Checklist

O checklist é uma lista de verificação. Nele é possível relacionar todas as atividades e os materiais necessários para executar determinada tarefa. Ele deve ser conferido diversas vezes durante o dia, garantindo que nenhum item passe despercebido e você acabe esquecendo-se de realizar alguma tarefa importante.

Follow-up

É uma técnica de acompanhamento que complementa uma agenda. Ele deve ser utilizado sempre, por exemplo, quando você for fazer uma lista de assuntos pendentes. Para ficar mais fácil, separe por prazos a serem cumpridos, como: assuntos a resolver amanhã, semana que vem, daqui a quinze dias.

A secretária além de acompanhar todas as suas tarefas, ainda precisa acompanhar as tarefas de seu executivo, sua equipe, equipes de outras áreas, então, como o follow-up fica mais fácil organizar e lembrar todos os assuntos. Algumas coisas que podem ser guardados no follow-up:

• cartas, memorandos, e-mails e lembretes manuscritos que aguardam uma resposta;

• faturas, contas e anuidades a pagar;

• lembretes ou controle para renovação de assinaturas;

• respostas de assuntos que estão em andamento;

• compromissos assumidos com novos clientes;

• contratos a serem assinados;

• assuntos a serem resolvidos na próxima reunião;

• telefonemas pendentes que aguardam um retorno;

• reuniões e visitas que precisam ser marcadas.

O follow-up pode ser arquivado um uma pasta sanfonada, em ordem numérica, com 31 repartições. Isso corresponde a cada dia do mês. Assim, você guarda lá no dia correspondente a ser executado.

Esse arquivo deve ser consultado diariamente, logo que chegar ao escritório e também no fim do dia, quando você começa a planejar as atividades do dia seguinte.

Não guarde no follow-up documentos inteiros ou originais. Deixe somente uma referência para quando for consultar lembrar-se do que se trata. Assim você evita de perder algum documento importante.

Evite transferir uma tarefa para o dia seguinte simplesmente porque não conseguiu realizar. Se não conseguiu cumprir seu prazo é porque alguma coisa esta errada, será preciso tomar cuidado no planejamento e no prazo que esta dando para as tarefas.

Agenda

Com ela é possível organizar as tarefas do dia, semana, mês… uma boa agenda eletrônica é o Google Agenda, já falei dela aqui.

Tanto você como seu executivo podem alterar os compromissos e o melhor de tudo? Ela pode ser acessada de qualquer lugar do mundo. Basta ter acesso a internet, super né?

Na agenda anote tudo que for possível, assim você não corre o risco de esquecer nadinha. Algumas coisas importantes que se deve anotar na agenda:

• Todos os compromissos diários do executivo, da equipe e os seus próprios compromissos;

• Reuniões internas, externas, colocando a data, horário, local, telefone, assunto e os participantes;

• Contas a vender e a receber;

• Compromissos sociais;

• Datas de aniversários dos contatos profissionais e dos familiares do teu executivo. É bom ajudá-lo a lembrar, mostra que você é super e não esquece nenhum detalhe.

Elimine todos aqueles papeizinhos que estão na sua mesa. Perder um deles e esquecer o compromisso é super fácil e você não deseja isso, não é mesmo?

Caso você utilize a tradicional agenda de papel, anote tudo a lápis, assim fica mais fácil para futuras correções.

Sempre que for falar com seu executivo tenha uma agenda nas mãos.

Anote nas contracapas coisas que costuma consultar sempre, como por exemplo, endereço do cartório que a empresa utiliza, o número do CNPJ, endereço completo do escritório, telefone, fax, ramais internos da empresa que trabalha, dados das filiais, etc.

Administração do tempo

Um jeito bastante eficaz de administrar o tempo é identificando possíveis falhas, como por exemplo, minutos que você passa procurando determinado documento que você jura que estava ali agorinha… Por isso e por outras coisas é necessário sempre manter a ordem de tudo secretária!

Algumas coisas que costumam desperdiçar nosso tão precioso tempo:

• falta de planejamento: não organizar com antecedência seu trabalho faz com que fique meio “perdida” durante o dia. Vai fazendo as coisas conforme forem aparecendo, e isso pode ser grave. Tente planejar tudo o que for possível, cotação de passagens, orçamentos, relatórios.

• desorganização: a Regi já deu ótimas dicas para manter o seu ambiente de trabalho organizado. Manter mesa, gavetas, armários, arquivo e até o arquivo eletrônico que eu disse aqui é super importante, nos dá a sensação de segurança, de saber exatamente onde esta determinado documento, já a desorganização nos deixa confusas e inseguras. Por isso, organize-se sempre!

• falta de direção: saber exatamente para quem delegar uma tarefa, pedir ajuda ou encaminhar determinado assunto é importante, pois economizamos alguns segundos perdidos “procurando” alguém que possa fazer determinada coisa.

• falta de motivação: sim, ela pode comprometer e muito nossas horas preciosas. A falta de motivação pode fazer com que você tenha que fazer e refazer tarefas por ter feito de baixa qualidade. Por isso a importância de bons treinamentos e projetos de motivação para todos da empresa.

• descontrole: controlar e administrar nosso dia a dia é essencial para manter uma rotina sem atropelos e muito produtivo. Interrupções do telefone, visitas não agendadas, reuniões de última hora atrapalha e muito o desenvolver das tarefas.

• falta de comunicação: essa é a grande responsável por muitos problemas dentro das empresas. Reuniões improdutivas, uso incorreto do telefone, falhas em transmitir informações, o tempo passa e nem percebemos.

• não delegar tarefas a colegas de trabalho: assumir mais trabalho do que consegue realizar é ter certeza que ficará estressado. Delegar tarefas demonstra maturidade e segurança, e não perder o controle. Esta com os dias muito corrido? Veja quem pode lhe ajudar e delegue algumas funções.

Aquela secretária que consegue administrar corretamente o seu tempo consegue transmitir uma imagem confiável de um profissional que cumpre seus prazos, mantém a ordem e o controle das situações. Administrar bem o tempo faz com que nos sobre algumas horinhas para vivermos mais tranquilos, sem estresse, e até acompanhar as novidades no blog! =]

Quero agradecer o Leopoldo que nos sugeriu o conteúdo, muito obrigada! Espero que tenha sido de grande ajuda!!

A secretária organiza o escritório, sua mesa, seus papéis, sua agenda e a agenda de seu executivo. Ela deve ser exemplo de organização.

Organizar uma agenda não é uma tarefa tão fácil quanto parece. É preciso que as partes envolvidas trabalhem em conjunto para que ela funcione perfeitamente.

Uma secretária não pode organizar a agenda de seu diretor sozinha, ela precisa da colaboração dele para que todos os compromissos sejam cumpridos conforme a necessidade.

Alguns executivos costumam decidir seus compromissos sempre de ultima hora. E quem acaba prejudicada é a secretária, que precisa reorganizar novamente todos os compromissos.

Mas se seu diretor costuma seguir sua agenda a risca, segue algumas dicas importantes antes de confirmar um compromisso:

* Precisa confirmar a presença dele em uma reunião? Antes de dizer “sim, ele estará presente.” É necessário que você o comunique primeiro. Assim, você não corre o risco de confirmar justamente nos dias que ele estará ausente do escritório.

* Não sabe quanto tempo vai durar a reunião? No dia que for agendar já se informe qual será o prazo necessário para a mesma, assim você consegue deixar tempo suficiente.

* Lembre de deixar 15 minutos a mais, geralmente reuniões de negócios costumam se estender um pouco mais.

* Deixe um pequeno intervalo de 15 minutos a cada duas horas de compromissos. Neste tempo você consegue passar um recado importante, seu diretor uma ligação que seja necessária ou até mesmo tomar um cafezinho.

* Logo que chegar ao escritório, revise toda a agenda e passe os compromissos para seu diretor. Alguns preferem receber via e-mail, telefone, mensagem no celular e até a tradicional agenda de papel.

Independente do estilo do executivo que você atende, convença-o a utilizar o Google Agenda, como mostrado aqui.

Existe agenda online e gratuita que pode ser facilmente utilizadas por secretárias, mas isso é assunto para outro post.

Organize e administre o tempo e fique ainda mais super!

Obs.: Obrigada à Marília,  que foi quem sugeriu o conteúdo =D

Faça o mesmo e peça um conteúdo você também.

Você que mantém 30 agendas ao mesmo tempo, algumas de papel, outra no Outlook e outras no celular… nós sabemos: você sofre. Mas depois desse post, pode ter certeza de uma coisa: você só vai continuar sofrendo se quiser.

Dentre as inúmeras ferramentas gratuítas que o Google tem, certamente a que atinge a vida profissional do maior número de secretárias é o Google Agenda, aquele lindo!

A agenda do Google pode ser acessada simultaneamente em diversos lugares diferentes, mas sem precisar copiá-la de um lugar para o outro. O mais óbvio é acessar a agenda pelo navegador, no http://www.google.com/calendar . Mas uma série de recursos muito importante permite que você sincronize automaticamente a agenda com o Outlook (e semelhantes ao Outlook, como a agenda do Thunderbird) e acesse via celular, iPad e dispositivos em geral que tenham conexão com internet.

Aliado a isso, é possível compartilhar a agenda com outras pessoas. Dando um exemplo direto, seu executivo (ou vários deles) pode compartilhar sua agenda contigo. Você facilmente, numa interface super amigável, administra essa agenda com uma série de opções interessantes.

Aquilo que você altera sem sair da sua mesa, seu executivo visualiza imediatamente mesmo que esteja na China… sem nenhum processo adicional.

Um dos grandes diferenciais é que o Google te avisa sobre seus compromissos através de mensagem SMS no celular, além de avisos por e-mail e elegantes popups que pulam se o seu executivo estiver usando a conta do Google dele.

Ou seja, mesmo que ter os compromissos no site, no Outlook, no celular, no iPad e até no e-mail for insuficiente, uma mensagem de celular sempre será vista. É garantia de eficiência! E o melhor… de graça!

Basta cadastrar o celular de seu diretor e agendar os compromissos normalmente. Por exemplo, cadastrando o compromisso “Sr executivo esquecido, não se esqueça de trazer o contrato assinado!” e configurando o sistema para que envie uma mensagem de celular às 7h da manhã, você pode dormir tranquila! O executivo receberá o SMS um pouco antes de sair de casa e você pode tomar seu café da manhã tranquilinha, sabendo que ele não esquecerá (de novo) o contrato assinado em casa.

De forma bem utilizada isso pode até significar uma diminuição das ligações para lembrá-lo de compromissos. É mais tempo pra você fazer coisas importantes e menos tempo gasto com administração de uma coisa tão trivial.

Ficou curiosa e quer experimentar o Google agenda? A melhor parte é quando você vê funcionando! Teste já!!!

1º -> É preciso ter uma conta no Google (serve a do Gmail, do Blogger… até a do Orkut serve!).

2º -> Faça login.   No canto superior esquerdo clique em “Agenda”.

Aham, você já chegou lá.

Para cadastrar um evento é simples: clique sobre a data/horário em que deseja marcar o compromisso e preenchendo algumas poucas informações, já está agendado.

Para configurar detalhes de como você deseja que este evento seja lembrado, você vai em “editar detalhes do evento”. Lá você configura os eventos em que o lembrete será enviado e outros detalhes que podem ser importantes, como o local do compromisso.

Para utilizar o serviço de lembrete por mensagem no celular (SMS) é preciso cadastrá-lo.

1º -> no lado esquerdo, onde aparece seu e-mail de login, tem o item “configurações”. Lá você encontra as opções: geral, agendas e configuração do celular.
É só seguir as instruções super simples e pronto! Pode usar. Detalhe: o número de celular cadastrado é aquele que receberá os SMSs. Portanto, se é a agenda do seu diretor, cadastre o celular dele… ok?

O Google atualmente atende gratuitamente a maior parte das companhias de celular. Se a sua não está aqui, você é muito azarada! Confira a lista:

• Amazonia Celular
• Brasil Telecom
• Claro Nacional
• CTBC
• Oi
• Nextel
• Sercomtel
• TIM Brasil
• Viva Minas
• Vivo

Para você ter acesso à agenda de outra pessoa, como seu diretor, você deve criar uma para ele, caso ele ainda não possua, e pedir que ele a  compartilhe contigo. Assim, os dois podem acessar/alterar as mesmas informações.

Cadastre-se e faça alguns testes. Após pegar prática, sugira a seu diretor que adotem este novo método.

Agora sim… você pode lembrá-lo de compromissos até enquanto dorme.

Onipresença sim é super. =]