O guia da secretária moderna.

A faculdade que você cursa não será o fator mais importante para determinar o seu sucesso profissional, #fato. Na minha opinião, o fator mais importante, é a vontade de vencer. Mas, também #fato,  formar-se em uma boa instituição vai encurtar o seu caminho até o sucesso.

Boas faculdades preocupam-se em colocar o aluno em contato com o mercado de trabalho, apresentam-lhe tecnologias de ponta, geralmente têm uma grade curricular sempre atualizada e cuidadosamente escolhida, promovem contato entre alunos e empregadores, etc…

Estudando em uma instituição pior, você terá que fazer tudo isso por sua própria conta, tirando o investimento do seu bolso. Às vezes, uma faculdade ruim só serve para lhe fornecer o diploma. Às vezes, o barato sai bem caro!

Ok… nada de novo! Mas e… como escolher a instituição onde vou cursar Secretariado Executivo?

Essa é uma das perguntas que mais chegam até o Super Secretária Executiva… e é uma das mais difíceis de responder, porque raramente temos contato com faculdades de fora de Curitiba, onde moramos. Nem sempre a fama de uma grande instituição vai garantir a qualidade do curso.

Uma maneira razoavelmente segura de conseguir referências sobre o curso e a instituição, é tomar como base as notas que o MEC dá para elas. O site http://emec.mec.gov.br/ disponibiliza uma ferramenta de pesquisa para o público.

Não espere muito! A verdade é que a ferramenta é limitadíssima! Mas, tranquilamente, é possível conseguir as informações desejadas.

Pelos testes que eu fiz, posso dizer que a forma mais fácil de se pesquisar, é indo na aba “consulta avançada”, selecionando o item “curso”  e escrevendo “Secretariado Executivo” no campo aberto.

Você pode incrementar a busca por UF, cidade, a distância, etc…

No resultado da pesquisa, existem 4 informações bastante importantes:

• situação: por motivos óbvios, ignore aqueles que não forem “Em atividade”;
• enade: aponta o resultado dos alunos desse curso em uma prova aplicada em todo o país;
• cpc: calcula as notas do enade, mas também considera número de professores, mestres, doutores, recursos didático-pedagógicos, infra-estrutura, etc.
• cc: é o Conceito do Curso; é dada por avaliadores do MEC que visitam pessoalmente a instituição, a fim de avaliar com mais cuidado as condições de ensino da instituição e a qualidade do curso.

As notas variam de 1 a 5, sendo 5 a mais alta…. e quanto mais alta, mais super!

Você não é secretária executiva, mas tem curiosidades sobre a profissão? Quer saber as funções dessa profissional? Quem sabe, está pensando em seguir essa profissão?  Sempre é bom aprender! E se você já está atuando na área ou tem um curso específico, saiba que é sempre bom relembrar!

Quais são as atribuições da(o) secretária(o)? Qual a sua área de atuação? Existe curso superior para ser secretária(o)? São perguntas que a secretária executiva responde cotidianamente, tanto para pessoas de nosso convívio social, como também para profissionais de áreas correlacionadas a esta profissão.

Hoje, essa profissional, além de assessorar, participa ativamente das organizações, tanto na gestão, quanto nas decisões organizacionais. Considerando o mundo corporativo em que vivemos, ser uma secretária executiva é um verdadeiro desafio!

Em atendimento às freqüentes mudanças e tendências que vêm ocorrendo no mundo dos negócios, como a Globalização, Mercosul e outras, o mercado profissional exige cada vez mais um novo perfil do Secretário Executivo, que conquista um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações nacionais ou internacionais, onde são capacitadas para:

- Planejar, organizar e executar atividades secretariais específicas;
- Assessorar direta ou indiretamente executivos;
- Participar e discutir objetivos e metas da organização, adotando a filosofia empresarial e intermediando em atos decisórios da mesma;
- Redigir textos profissionais inclusive em idiomas estrangeiros, utilizando a comunicação geral e as técnicas secretariais;
- Organizar eventos dentro de regras protocolares (Cerimonial) e de etiqueta social;
- Organizar arquivos e controlar documentos e correspondências, distribuindo-os dentro de sua complexidade e importância;
- Compreender os campos da administração e recursos humanos, contabilidade, economia geral, direito e matemática comercial, legislação social, comércio internacional, técnicas redacionais e secretariais, organização de eventos e enquanto bilíngüe, atuar nas quatro habilidades (fala, escrita, leitura e audio-compreensão) dos idiomas;
- Atuar nas diversas organizações existentes, em níveis de assessoria, gerência, diretoria, liderança e outros, capacitados a adaptar-se frente a mudanças.

O PERFIL SECRETARIAL ATUAL

Muitas empresas, não têm conhecimento das habilidades secretariais/administrativas de uma Secretária Executiva, formada academicamente em nível superior. Como já é de conhecimento de muitos, o curso surgiu no Brasil para atender as necessidades das empresas multinacionais que já estavam habituadas a trabalhar com esse tipo de profissional e com base nas exigências e necessidades do mercado, as Instituições de Ensino elaboraram grades curriculares para Secretárias Executivas para atuarem como empreendedoras, com visão holística da empresa.

Cabe à Secretária atuar como um “filtro” na diretoria de uma organização, onde a maior parte dos problemas deve ser filtrada por ela mesma, sem que precise levar pequenos problemas para o executivo. A este, cabe a decisão final apenas em casos de extrema importância e que representem algum tipo de risco para a organização. Neste momento, a visão da empresa como um todo também se faz necessária, uma vez que o executivo espera que junto com o problema venham também sugestões para resolução.

Para a Secretária Executiva, a satisfação total dos clientes internos e externos é o seu principal objetivo. Ela tem consciência que muitas vezes a sua postura irá refletir a realidade de toda uma organização, bem como, fortalecer ou prejudicar a imagem da mesma.

Ainda é comum encontrar empresas e profissionais que confundem o cargo de um Secretário Executivo e de um Técnico em Secretariado. Segundo as Leis de regulamentação das profissões, as atribuições já citadas anteriormente são diferentes considerando também o grau de formação de cada profissão.

De acordo com a Lei 9.261 de 10/01/96, o Técnico em Secretariado é um profissional portador de certificado de conclusão de curso de Secretariado em nível de 2º grau ou um portador de certificado de conclusão do 2º grau que, na data de início da vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionados no artigo 5º desta Lei.

Enquanto que, a profissão de Secretariado Executivo é regida pela lei nº 9.261 de 10/01/96 (Lei 7.377 de 30/09/85), o artigo 1º diz que a lei nº 7.377, de 30 de setembro de 1985, passa a vigorar com a seguinte redação para os incisos I e II do artigo 3º, para o inciso VI do artigo 4º e para o parágrafo único do art. 6º, e que é considerado Secretário Executivo o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido na forma de lei, ou diplomado no exterior por curso de Secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil.

Quero começar falando da diferença entre o que todas nós, secretárias executivas, ouvimos na faculdade e o que realmente acontece no mercado de trabalho.

No mundo acadêmico ouvimos que a secretária executiva deve ser uma profissional moderna, proativa, dinâmica, cuja função é indispensável para o bom funcionamento da organização… Porém, com algumas exceções, na prática a secertária continua atendendo telefone, servindo café e cuidando de arquivo, claro.

Não é para isso (ou apenas para isso) que estudamos tanto. Não é para isso que passamos tanto tempo da nossa vida a estudar. Exercer apenas esse tipo de atividade interfere diretamente na forma como somos reconhecidas pelo restante da empresa.

Por outro lado, não são nossos chefes (a quem sempre culpamos…) os que vão aumentar nosso valor. Isso tem que partir da própria super secretária executiva.  A super secretária executiva só será reconhecida como tal se por sua própria vontade de vencer!

A boa notícia é que o caminho pode ser relativamente simples, baseado em ações simples, que, muitas vezes por falta de tempo ou até de conhecimento específico, deixamos de praticar. Dar dicas, idéias e interagir em atividades do cotidiano da empresa podem ser a chave do nosso sucesso!

Este blog tem por intenção ajudar a todas nós, super secretárias executivas.

Queremos que toda secretária executiva seja melhor vista e reconhecida dentro da organização onde trabalha.

Se você é ou ainda quer ser uma super secretária executiva, bem-vinda ao seu lugar. =]