Rotina, rotina, rotina… trabalho, curso, faculdade, eventos, academia, mercado, casa, filhos, enfim… coisas a fazer é o que não falta, não é mesmo? Mas a desculpa acaba sendo sempre a mesma: “não tenho tempo”. Porém, uma reflexão produtiva é: nosso problema é com o tamanho da pauta ou com nossa gestão do tempo?

Mas já parou para pensar em como é a rotina dos presidentes de empresa? Ter uma companhia inteira para liderar, demanda tempo, agilidade ao tomar decisões e, em muitos casos, o celular ligado 24 horas por dia.

Qual é estratégia dos presidentes de empresa, para fazer tanta responsabilidade caber em suas agendas?

Líderes de empresas como Facebook Brasil, Sanofi-Aventis e Ogilvy, chegaram a um consenso: disciplina e planejamento, além de começar o dia bem cedo.

Sérgio Amado é presidente do Grupo Ogilvy Brasil e resume tudo a objetividade. Ele odeia encontros que passem de uma hora e é muito objetivo com os e-mails.

Sérgio não costuma fazer e-mail com mais de dez linhas; em muitos casos, as respostas são bem objetivas como: ok, sim, não, talvez. Ele afirma que prefere conversar pessoalmente com seus executivos e que, dependendo do assunto, as conversas não ultrapassam 15 minutos.

Para ele, esse assunto de estar ligado ao trabalho 24 horas por dia é balela. Seu expediente começa as 8h30 e termina às 19h. “Ainda dá tempo de chegar em casa para assistir a novela”, brinca.

Às 21h45, o e-mail do celular é desligado automaticamente. “O celular fica 24 horas open porque tenho família”, diz.

Ernesto Haberkorn é sócio-fundador da TOTVs e diretor da TI educacional. Planejamento é o que Ernesto segue a risca. Sua rotina é planejadíssima.

Entre levantar da cama e ir para o escritório, ele leva, todos os dias, exatamente 1 hora e 22 minutos. Neste período, ele faz 12 atividades. “Cada uma dura de 5 a 10 minutos. É uma espécie de ritual”, afirma.

Apesar da rotina organizada, ele diz que imprevistos acontecem; mas é essencial assumir o controle da situação.

Seguir o roteiro da agenda, faz com o tempo renda mais. Um exemplo: todas as pessoas que trabalham com Ernesto sabem que seu horário do almoço é dedicado à academia.

Aos 70 anos, você já está nos 25 minutos do segundo tempo. Você pensa: ‘eu não posso perder um minuto’”, brinca.

Leonardo Tristão é diretor geral do Facebook Brasil: Quem disse que o site serve somente para matar tempo durante o expediente? Leonardo usa o site para controlar o seu próprio tempo. Ele integra seu celular a outros dispositivos e usa os eventos da rede social para seus compromissos.

Leonardo afirma que é preciso manter o foco e priorizar. Falar “não”, de vez em quando, é preciso.

Planejamento é a palavra-chave para fazer o tempo render, segundo ele. “Existe um ditado em inglês que expressa bem isso ‘planeje o trabalho e trabalhe o plano’”, diz.

Chieko Aoki é presidente da rede Blue Tree Hotels. Chieko começa seu dia com exercício físico, às 6h da manhã.  O expediente começa nos 40 minutos de percurso para o trabalho. É ali, no carro, que ela toma o café da manhã e checa e-mails.

A sua meta é responder os e-mails no mesmo dia. Apesar de usar a agenda do Smartphone, ela não largou mão da de papel. “A gente fica refém da máquina, tenho medo que as coisas sumam”, diz.

Para Fernando Sampaio, diretor-geral da Sanofi-Aventis, os principais vilões do tempo são reuniões e e-mails. Em reuniões, ele investiu no conceito de delegação e eficiência. Com isso, além de prazo para acontecer, são só convidadas pessoas que, realmente, irão agregar à discussão; além disso, todos os envolvidos recebem, antes, pauta com os assuntos definidos.

Para estender esta prática a todos os funcionários, a empresa distribuiu o “cubo da eficiência”, um cubo de acrílico com recomendações para reuniões mais eficientes e uso racional de e-mails.

Acacio Queiroz é CEO da Chubb Seguros. Praticidade é o seu lema. Entre chamar um funcionário e esperar que ele vá até sua sala, ele prefere ir ao seu encontro. É uma boa tática para economizar tempo. Com isso diminui, o numero de reuniões e ganha velocidade.

Checar e-mail toda hora? Nem pensar. Queiroz vê seus e-mails pela manhã, antes do almoço; vê novamente, antes de sair… e acabou!

Eduardo Barella,CEO da Progen, diz que durante a semana, somente utiliza taxi. Aproveita o tempo entre os percursos para responder e-mails e ler notícias.

Na hora de lidar com as mensagens eletrônicas, ele usa um método de comunicação próprio, compartilhado com sua assistente: “encaminho os e-mails dos quais deve me lembrar no final do dia, com uma sigla que sempre remete a uma ação que o assunto vai trazer”, explica.

Para Barella, disciplina é a palavra chave para fazer o tempo render.

Founder do Super Secretária Executiva, Michele Tesser Pedroso é formada pela UNINTER em Secretariado Executivo Trilingue, desde 2009.





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