Fazer uma ata requer atenção porque nenhum detalhe pode passar despercebido. Por mais informal que seja o ambiente de trabalho, toda reunião deve ter registrada e transmitida a todos os participantes. Este é o melhor documento para registrar as decisões tomadas em reuniões, assembléias e associações pelo seu formato simples e prático. E sabe do que mais? A pessoa que deve obrigatoriamente saber como fazer uma ata, é você. ;)

Antigamente, atas levavam a fama de serem demasiadamente complexas, principalmente pela linguagem exigida. Mas hoje, a exigência do português coloquial formal diminuiu e elas são bem mais práticas, de fácil compreensão a todos. Algumas regras antigas ainda permanecem, como, por exemplo, as informações imprescindíveis.

Existem algumas fórmulas para escrever uma ata de sucesso. A que eu recomendo é:

O que não pode faltar?

  • Data, local, horário. Aqui é importante citar horário de inicio e fim da reunião;
  • Pessoas presentes e seus cargos. Todos que tiverem acesso a essa ata precisam saber com clareza por quem as decisões foram tomadas;
  • Pauta para a reunião. Aqui serão apresentados os temas/assuntos que serão discutidos;
  • Discussões abordadas. Aqui será relatado o porque que algumas ideias não foram aprovadas, porque determinadas decisões foram tomadas. Isso ajuda a evitar que a mesma discussão ocorra em várias reuniões.
  • Compromissos. É o compromisso para o pós-reunião. Aqui fica bastante claro qual o prazo para executar as ações necessárias, quem será responsável pelo mesmo (nessa etapa pode envolver mais de uma pessoa, quando se trata, por exemplo, de uma equipe), qual horário, data e participantes da próxima reunião.

Uma boa ata precisa ter todas essas informações, pois a falta delas pode deixar o leitor com dúvidas, ainda mais para quem não esteve presencialmente na reunião.

Fundamentalmente, a escrita deve ser clara, objetiva e de fácil entendimento.

Antigamente as atas eram redigidas a mão, pelo “secretário”, em texto corrido e em um único parágrafo. Era assinada por todos os participantes no final da reunião e não era permitido nenhum tipo de rasura.

Hoje as atas estão mais modernas (thanks God!). Muitas empresas adotaram um modelo próprio de ata, com layout e tudo mais. Isso não a torna menos eficiente. Ao contrário, isso ajuda os participantes da reunião, porque um modelo único facilita a redação de qualquer um, caso a secretária não esteja presente.

Me preparando para a reunião:

  • Lembre de levar papel e caneta para fazer todas as anotações necessárias.
  • Sente-se em um local de onde possa ouvir com clareza toda a discussão.
  • Se preferir redigir a ata diretamente no computador, certifique-se que realmente digita com rapidez; caso contrário, opte por anotar as informações a mão e, mais tarde, com calma, redigir no computador.
  • Verifique a questão do barulho do teclado do computador. Acredite: ele irrita! Ainda mais em reuniões que exigem concentração.
  • Arquive o documento e encaminhe por e-mail. Uma opção é disponibilizar a ata por internet para todos os participantes.
  • Caso sinta-se mais segura, você poderá gravar a reunião na forma de audio. Isso ajuda a tirar dúvidas na hora de redigir a ata. Caso opte por essa opção, é importante comunicar a todos que a reunião será gravada para esse objetivo.

 

Clicando aqui, você pode conferir um modelinho de ata que montamos… e abaixo um guia prático para escrever sua ata.

Após preencher as informações básicas solicitadas, começa-se a descrever os assuntos abordados e decisões tomadas.

ATA DE REUNIÃO – 01/2014

Data: dd/mm/aaaa     Horário de Inicio: hh:mm   Horário de Término: hh:mm

Local:

Participantes: Nome – Área – Cargo

Nome – Área – Cargo

Pauta: Assunto 1, assunto 2, assunto 3…

Assunto 1: tema discutido, decisão tomada, responsável, prazo, etc.

Se quiser ousar mais um pouco, por que não dá uma olhada neste post sobre mindmaps???

Boa sorte! o/

Founder do Super Secretária Executiva, Michele Tesser Pedroso é formada pela UNINTER em Secretariado Executivo Trilingue, desde 2009.





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