pastas

A secretária organiza agenda, arquivo, a mesa, cuida das coisas do diretor e, além disso, precisa organizar os arquivos no seu computador.

Recebemos diversos documentos eletrônicos que muitas vezes precisam ficar arquivados no computador.  Manter esse tipo de arquivo organizado é fundamental para conseguir encontrar as coisas rapidamente quando for preciso.

Eu sei… você deve estar se perguntando: “mais um arquivo, Michele?” Sim, super secretária, mais um arquivo. Mas  é mais fácil do que você imagina.

Com o avanço da Tecnologia da Informação, cada vez mais as empresas adotam o arquivo eletrônico. Guardam pouquíssimos documentos em papel, somente o que realmente é de extrema importância. Assim como a tecnologia, nós também precisamos estar sempre evoluindo e adotar esse novo método de guardar documentos.

Os arquivos de papel exigem muito espaço e em alguns casos acumulam pó e podem até fazer mal para a saúde. Já o arquivo eletrônico, exige em alguns casos uma máquina que faça digitalização do mesmo para que você possa salvar no meu PC.

Vamos focar no pequeno arquivo eletrônico que você deve ter em seu computador e não do arquivo geral da empresa; esse fica para outro post.

Seguindo estas dicas você terá um super arquivo eletrônico, confere:

– Antes de tudo, crie uma pasta principal onde você irá arquivar seus documentos, eu aconselho que essa pasta esteja no Desktop, assim, fica super fácil de encontrar.

– Dentro desta pasta, você vai precisar criar subpastas. Por exemplo: a sua pasta principal se chama: DOCUMENTOS EMPRESAS, suas subpastas terão os nomes das empresas, por exemplo: Empresa 1, Empresa 2 e assim por diante.

– Empresa 1: nela você vai arquivar tudo que envolve essa empresa. Se for preciso crie outras subpastas, como por exemplo: Contratos sociais (dentro dela você arquiva contrato social e todas as alterações).

– Você poderá ter uma pasta com documentos pessoais dos funcionários que trabalham contigo diariamente. CPF, RG, comprovante de endereço. Uma super secretária tem sempre tudo que precisa em mãos.

– É importante ter os documentos pessoais dos sócios da empresa, RG, CPF, comprovante de endereço, certidões de casamentos, documentos das esposas também. Com certeza se você ainda não precisou, vai precisar um dia!

Uma dica importante: salve os documentos com nomes que qualquer pessoa consiga encontrar o que deseja, caso um dia você fique ausente do escritório e alguém precise procurar determinado documento no seu lugar, encontre-o com facilidade.

Manter o arquivo eletrônico organizado é muito importante.

Esta sem tempo de ir salvando seus documentos em suas respectivas pastas? Salve em uma pasta temporária, assim, quando você tiver um tempo livre, os organiza em seus lugares.

Ah, quando arquivar seus documentos eletrônicos e não precisar mais do papel, lembre de separar para reciclagem, o meio ambiente agradece!

Se você demorar mais que 3 minutos procurando determinado documento, esse documento não existe! A secretária tem seu tempo apertado, então, tudo que puder lhe ajudar a ser mais eficiente, rápida e organizada com certeza lhe deixará ainda mais super!

Founder do Super Secretária Executiva, Michele Tesser Pedroso é formada pela UNINTER em Secretariado Executivo Trilingue, desde 2009.





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  1. elisa Gabriela says:

    olá estou fazendo faculdade de secretariado e preciso montar um Arquivo Automático Moderno já tenho a tabela de códigos mas caso você possa me explicar qualquer coisa como montar um ficaria muito grata.

    Gabriela.

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