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MOTIVAÇÃO – A motivação é uma das técnicas gerenciais, muito presente no dia-a-dia de uma Secretária Executiva, pois, sendo essa, um elo entre a alta hierarquia e demais clientes internos, a motivação deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa.
A secretária pode atuar como agente motivador, transmitindo uma imagem positiva da sua área de atuação e promovendo o intercâmbio entre subordinados e chefias. Detalhes (aparentemente mínimos) como cumprimentar as pessoas; tratar a todos com igualdade, independente das diferenças culturais, sociais, econômicas, raciais e hierárquicas são fatores essenciais para a motivação; além de, lembrar detalhes pessoais como data de aniversário; elogiar um bom trabalho realizado, contribui, sobremaneira, para a motivação das pessoas (elas se sentem lembradas, reconhecidas).

LIDERANÇA – A liderança é mais uma das técnicas gerenciais. A secretária precisa conhecê-la para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia. Observamos que essa habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional de uma Secretária Executiva. O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia. O líder compartilha, delega, mas não “manda”, por isso, sua postura diante dos funcionários já é sempre positiva.

COMUNICAÇÃO – A comunicação é um tributo essencial da atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, da Secretária, depende essencialmente da habilidade dos indivíduos se comunicarem. A comunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO – A administração do tempo é nada mais, nada menos, que se planejar e organizar sua rotina diária, a fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional. Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e “eficaz” é um desafio que, para muitos gerentes tem sido o objetivo prioritário nas organizações que inclusive, dedicam por livre e espontânea vontade, várias horas em treinamento especializado no assunto, mesmo que as organizações não tenham ainda despertado totalmente para tal necessidade.É preciso administrar o próprio tempo e o do executivo também, tarefa árdua! A maioria dos treinamentos a respeito utilizam exercícios para serem feitos em parceria, pelo executivo e a Secretária.

RESPONSABILIDADE E DECISÕES – As atividades de uma Secretária ultimamente estão sendo enfatizadas pelo maior poder de decisão com que essas profissionais vêm atuando nos mais diversos segmentos organizacionais. A responsabilidade está sendo exigida a cada trabalho executado e a participação nas tomadas de decisões tem sido um verdadeiro desafio na carreira de uma Secretária, que vem respondendo satisfatoriamente às organizações.

INFORMÁTICA – Além da sua contribuição estratégica, uma das ferramentas essenciais no trabalho de uma Secretária é a informática que, sem dúvida, proporciona inovação no trabalho Executivo/Secretária tornando-o mais ágil e eficiente, permitindo, assim, que encontrem mais tempo para outras atividades. A informática é um processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas exigências da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas áreas. Assim, a evolução profissional é dinamizada, para atingir o novo status, e é necessário entender que Secretária é uma profissão e não apenas uma função. É imprescindível estar sempre buscando o aperfeiçoamento e se atualizando em outras áreas. As empresas buscam Secretárias empreendedoras e polivalentes, com perfil de assessora, e que não somente atendam aos executivos, mas também estejam interadas das metas e resultados.

IMPORTÂNCIA DOS IDIOMAS – Num mundo em que tudo gira em torno da globalização é impossível esquecer a real importância de se dominar um segundo idioma. A língua mais imposta pelos países é o inglês, que deixou de ser apenas desejável para ser imperativa, porém, hoje o idioma espanhol está dominando também, o mundo dos negócios. Aprender um novo idioma não é mais um diferencial de um universo restrito de pessoas, mas uma necessidade básica para profissionais que atuam nas mais diversas áreas e para quem está se preparando para ingressar no cada vez mais competitivo mercado de trabalho. Hoje, para se conseguir um bom emprego, é necessário ingressar numa faculdade, fazer um bom curso de idiomas ou mesmo uma viagem de intercâmbio ou estudos. Conhecer e aprofundar-se no inglês há tempos deixou de ser um privilégio de poucos para cair nas graças de muitos. Exigir fluência no idioma é uma prática comum em diversas empresas, devido à internacionalização dos mercados mundiais, que transformou o inglês numa língua universal. O mercado atualmente considera requisito básico, no momento da contratação, que o candidato domine o inglês e, se possível, conheça um outro idioma, como espanhol ou alemão, por exemplo.

E, para terminar, o bom humor! Essa profissional tem tarefas intermináveis, mas está sempre cumprindo suas responsabilidades com um sorriso nos lábios, e sempre disposta a trabalhar mais e mais! Isso com certeza é mais uma qualidade muito relevante, pois cumprir suas funções e manter-se motivada é para poucas!

Boa semana de trabalho meninas! Continuem exercitando suas habilidades de super secretárias executivas!

Professora de Língua Portuguesa e Língua Inglesa, especialista em Língua Portuguesa e Literaturas pela Faculdade Estadual de Filosofia, Ciências e Letras de União da Vitória - PR. Mestre em Estudos de Tradução pela Universidade Federal de Santa Catarina.

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  1. Karina Castro says:

    Olá meninas,

    tenho acompanhado diariamente os post’s de vocês… estou amando tudo aqui, é sempre útil e divertido de ler.
    Queria pedir umas dicas sobre um assunto, mas não quero publicar aqui.

    Alguém pode me passar o e-mail?!

    Muito bom este post, estão de parabéns!!
    Beijos
    Karina Castro.

  2. Leopoldo Brandt Neto says:

    Bom Dia!
    Muito interessante e inteligente o Site, ótimo mesmo.
    Gostaria de saber se existe alguma ferramenta específica para Planejar o Trabalho de uma secretária
    Um abraço
    Leopoldo

    • Michele says:

      Olá Leopoldo,

      Muito obrigada! Ficamos contentes!
      Fique a vontade para sugerir conteúdos e tirar dúvidas ok?

      Planejar o trabalho da secretária é muito amplo, seria planejar as atividades do dia ou outra coisa?

      Beijos ;)

      • Leopoldo Brandt Neto says:

        Boa Tarde!
        Estou contente com o retorno (até então não acreditava que alguem desse retorno, voces realmente são raras).
        O planejamento é para atividdes do dia.
        Muitíssimo obrigado!!!
        Um abrço
        Leopoldo

        • Michele says:

          Olá Leopoldo,

          Uma ferramenta específica para organizar o trabalho da secretária acredito que não tenha.
          Afinal, cada profissional tem a sua rotina diária de atividades. O que tem é um planejamento da rotina. Vou pesquisar métodos de planejamento e faço um post sobre o assunto, ok?
          Aguarde em breve no Super Secretária Executiva!
          Obrigada!

          Abraços ;)

          • Leopoldo Brandt Neto says:

            Bah!
            É bem isto que eu preciso, um planejamento da rotina.
            Valeu Michele.
            Um Abraço
            Leopoldo

  3. bruna says:

    oii gente bom eu faço curso de secretariado e o meu professor pediu 20 funções e 20 qualidades que uma secretaria precisa ter podem me ajudar por favor.. beijinhos

  4. suellen cunha says:

    Olá!
    Começei a trabalhar como secretária executiva hoje!
    Por isso entrei no site, para saber como uma secretária deve se portar!!!
    Obrigada pelas dicas!!!
    Boa tarde:D

    • Michele says:

      Olá Suellen,

      Parabéns!! :D
      Toda a equipe do Super Secretária Executiva tem certeza que você será suuuuper nessa nova etapa da sua vida.
      Se tiver qualquer problema, teremos o maior prazer em lhe ajudar no que for possível.

      Muito sucessso!

      Beijos e uma ótima semana ;)

  5. Márcia says:

    Olá,meu nome é Marcia minha filha gostaria de saber quanto tempo uma pessoa tem que estudar pra se formar uma secretária executiva, ela ainda está decidindo oque quer ser obrigada pela atenção.

    • Michele says:

      Olá Márcia,

      Para ser uma Secretária Executiva ela precisa ter curso superior em Secretariado Executivo.
      Existem muitas faculdades que dispõe deste curso. Geralmente em 3 ou 4 anos ela esta formada.
      Mas lembro que é muito importante ela ter um segundo idioma, como o inglês ou então francês/espanhol.
      Ela pode optar pelo idioma que melhor se adaptar ao perfil dela.

      Desejo a ela muito sucesso se escolher pela profissão de Secretariado Executivo. É uma profissão que exige muita dedicação, estudo e paciência, porém é muito prazerosa.

      Beijos e um ótimo final de semana para vocês duas! ;)

  6. Núria do Rosário says:

    Olá obrigada por esclarecerem a minha duvida,e gostei de saber cmo deve si comportar um secretária executiva e gostei e muito ñ sabem cmo me ajudou lendo no vosso site.bjo e muito obrigada

  7. Márcia says:

    Boa tarde!

    Gostaria de fazer um plano para diminuição de ligações junto aos fornecedores, clientes e colaboradores da empresa ao qual eu faço parte.Você acha válido ter os contatos por msn? Já que tal ferramenta está à disposição.O e-mail já é um facilitador, mas para conversas simultaneas o msn é o ideal, na minha opinião.Gostaria de saber qual opinião de vocês…Obrigada!

    • Rafael Kretzer Pedroso says:

      Os messengers (MSN, SKype, gTalk…) têm uma vantagem importantíssima sobre o telefone, além da praticidade: o registro das conversas! Evita esquecimentos e coloca fim a desentendimentos e confusões. Une o melhor do e-mail com o melhor do telefone.

      A escolha do messenger acaba dependendo de vários fatores! Mas o Skype tem sido frequentemente preferido em ambientes corporativos, principalmente porque os seus recursos de conversa por voz são melhores do que o MSN.
      Empresas que possuem diferentes tipos de computador (Windows, Mac, Linux…) também têm descartado o MSN Messenger porque ele funciona bem apenas no
      Windows. Para rodar em algum desses outros computadores, você precisa apelar para programas “alternativos”, nos quais perde uma série de funcionalidades.
      Empresas que usam muito o gMail ou o Google Docs, acabam optando pelo gTalk pela praticidade de ter o messenger sempre a mão.

      Quando você adota messengers como comunicador oficial na empresa, precisa estabelecer políticas para o uso deste para assuntos pessoais e troca de arquivos, pois, infelizmente, algumas pessoas de mente menos aberta podem abusar da tecnologia.

      Abrir o uso do messenger para contatos externos também demanda um pouco de atenção, pois, como os contatos externos passam a ter livre acesso às pessoas da empresa, alguns podem ficar sobrecarregados.

      Observando esses detalhes, a tendência é que seja uma implementação super positiva! Boa sorte ;)

  8. maria says:

    ola boa tard eu moro em governador Edison lobão MA e trabalho com secretaria a tres anos e gosto muito do que faço.Estou até pensado de me formar como secretaria estou fazendo curso de secretaria a amei as informaçoes de vcs bjs.

  9. renata says:

    Olá, gostaria muito da ajuda de vocês.
    estou fazendo meu pré tcc, do curso de secretariado na etec lauro gomes em são bernardo.Gostaria muito que me dessem dicas de temas e assuntos para ussar no tcc.
    aguardo noticias .

    • Regi says:

      Olá Renata!
      Escrever um TCC é um trabalho árduo, por isso, o primeiro passo é escolher um assunto que te agrade e que te motive a pesquisar para facilitar a tarefa.
      Quais áreas mais atraem você? Isso facilita muito na escolha do tema.

  10. Rose says:

    Olá comecei a pouco tempo nesta função, bem dizer menos de um mês, estou um insegura quanto as minhas obrigações, toda vez que minha chefe vem falr comigo eu tomo nota do que ela diz, pra depois reler e tentar entender o que disse. Estou errada?! Gostaria de receber algumas dicas de vcs, para me dar bem nessa nova fase…

  11. Aline Santos says:

    Ola meu nome é aline e eu amei este site.. Mostra muitas dicas interessantes..
    Meu sonho é ser uma secretária e vou lutar para isso. Muitas pessoas ja me desanimaram dizendo que isso é impossivel para alguem que não é rica mas eu sei que posso e vou lutar por isso..
    Obrigada pelo insentivo que vcs proporcionam para todas nos.
    Bjs
    line

    • Rafael Kretzer Pedroso says:

      Aline… nunca desista! Tudo o que você precisa é determinação. Uma importante diferença entre aqueles que vencem e aqueles que desistem, é que os vencedores foram “teimosos” o suficiente para não dar ouvidos aos pessimistas. Isso é fundamental!

  12. Luzinete s. Oly says:

    Boa tarde, quero parabenizar pelo blog.
    Tento manter uma postura agradável com todos funcionários da empresa,e mantenho-me sempre mui informada para ter sempre uma imagem de a “EFICIENTE”. Mas o que fazer para chegar à excelência? Já que esse é o meu objetivo principal dentro de uma empresa?.

    Att,

    Luzinete S. Oly

    • Rafael Kretzer Pedroso says:

      Luzinete… eu acredito que o fundamental para chegar à excelência é a auto-crítica.
      Em gestão de projetos (uma área de conhecimento que reconhecidamente está próxima à excelência de gestão), o nível mais alto de preparação é o nível em que o processo envolve auto-crítica e constante reciclagem do próprio processo.

      Logo, posso dizer que a excelência vem com a constante desconstrução daquilo que estava bom, para construir algo ainda melhor.

  13. Maria Aparecida says:

    Boa Tarde!
    Encontrei este site meio por acaso, estava procurando informações sobre: “como uma secretária deve se portar na empresa” e ai apareceu esta página; comecei le-la e já gostei muito. Quero parabenizá-los!!!
    Em breve estarei entrando em sua página para conhece-la.
    Bjinhos e ótimo final de semana para todos!

      • Ednéia says:

        Olá Michele boa tarde!
        Encontrei também o site por um acaso,estava fazendo uma pesquisa de como se portar como uma secretária, como ser formal ao telefone e pessoalmente.
        Fui contratada para a função a menos de 1 mês e já pensei em desistir, pois o trabalho a mim destinado é em um escritório de advocacia, onde não tenho nenhum tipo de conhecimento sobre absolutamente nada.
        Gostaria de algumas dicas, pois a oportunidade é única e a frustação vem a todo momento! a força de vontade em aprender sobre o mesmo é intensa, por ser um cargo interessante. Gostaria muito de ter um ótimo desempenho na empresa, mais preciso de ajuda, se puder ajudar o meu e-mail está aberto para receber as dicas importantes sobre a função.
        Agradeço desde já…tenham um ÓTIMO final de semana e estou no aguardo para as dicas. Parabéns pelo site!

    • Tatiana says:

      Olá pessoal boa tarde, amei imenso as vossas dicas a muito tempo procurei um esclarecimento do genéro mas nunca tive;
      no etanto por acaso encontrei-vos que para mim de facto é uma benção muito grande obrigado/a. Desde muito pequena tive um sonho de ser uma secretária executiva aos meus 18 anos optei-me em fazer alguns cursos básicos como: Informática, secretáriado executivo e por fim contablidade geral tudo foi muito tarde mas consegui com a força de vontade de aprender e hoje realmente o meu sonho está realizado como secretária administrativa de uma empresa.

      Muitos beijosssssssssssss e OBRIGADO pelas dicas…

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