Já ficou em dúvidas sobre como proceder ao escrever um e-mail? Teve medo de pecar pelo excesso – ou pela falta – de formalidade? Então, super secretária executiva, preste atenção nas dicas que seguem:
Vamos começar com a história…
Mais antigo que a própria internet, o correio eletrônico é uma das formas mais importantes de comunicação virtual. A primeira troca de mensagens eletrônicas foi em 1965, e possibilitava a comunicação entre várias pessoas ao mesmo tempo.
Porém, apesar da praticidade, a velocidade dessas mensagens pode ser um prato cheio para desatenção, resultando em erros muitas vezes constrangedores. Para que isso não ocorra, o texto de um e-mail deve ser simples, exigindo cuidados com a releitura e acertos no “tom” da mensagem.
No seu ambiente profissional, onde a comunicação pode custar dinheiro ou mesmo o sucesso, um e-mail deve ser redigido com o máximo de atenção, para não dar margem a mal-entendidos. Deve priorizar três pontos: simplicidade, clareza e objetividade.
Atenção, secretárias!
– Nada de enfeitar demais. Use palavras simples, do cotidiano e de fácil compreensão.
– Para um texto conciso e claro, basta relê-lo e cortar termos desnecessários, evitando dizer em muitas palavras o que pode ser dito em poucas.
– Tenha sempre em mente o receptor da mensagem, etente adequar o tom, com o cuidado de reler ao final o texto.
– Cuidado com palavras mal colocadas e com destinatários errados. Uma simples mensagem destinada à pessoa errada por engano pode causar grandes estragos!
Aproveite as dicas, super secretária executiva, e melhore cada vez mais! Até a próxima!