Você já parou para pensar na quantidade de funções que cabem à secretária executiva? Exercer bem seus papéis não é fácil, afinal, a demanda de informações é tão grande, que é preciso ser super para conciliar tudo da melhor maneira possível!

Devido ao atual cenário organizacional, competitivo e globalizado, onde a troca de experiências e conhecimentos ocorre em ritmo acelerado, cada vez mais a secretária executiva passa a exercer habilidades gerenciais com o intuito de responder satisfatoriamente às exigências das organizações. É imprescindível que ela tenha uma visão estratégica do funcionamento geral da empresa em que atua, para poder agir em parceria com seu executivo e equipe, priorizando atividades, gerenciando informações, compreendendo os objetivos e metas a serem alcançados e se comprometendo com a organização.

A secretária executiva tornou-se um elemento chave na organização, através de uma postura gerencial condizente com as tendências do mercado atual, englobando gestão de pessoas, comunicação interpessoal e comportamento organizacional. Com esta nova visão administradora, somando-se à habilidade de liderança, delegação de tarefas e capacidade de lidar com diferentes estilos de personalidade, esta profissional é capaz de assessorar de modo eficaz, não só seu gestor, como também a equipe com a qual trabalha. Ela tem adquirido também uma autonomia cada vez maior, o que faz com que suas responsabilidades se multipliquem.

A secretária executiva atua hoje como multiprofissional, assumindo papéis polivalentes que permitem a ela administrar o fluxo de informações com competência, conhecimento, criatividade, espírito empreendedor e eficácia, bem como gerenciar pessoas assertivamente, usando da inteligência emocional para enfrentar obstáculos, resolver problemas e criar um ambiente de interação. Hoje, a secretária busca alcançar os objetivos e as metas se preocupando não só com a produtividade e qualidade de seu trabalho, mas também buscando desenvolver parcerias com a equipe e com os colegas por meio do seu envolvimento com assuntos corporativos e seu posicionamento na organização como facilitadora e multiprofissional. A qualidade do trabalho da equipe é tão importante quanto o seu próprio trabalho!

A secretária executiva do século XXI possui habilidades gerenciais fortemente definidas: comunicação assertiva, ênfase no relacionamento interpessoal, capacidade de lidar com conflitos, de trabalhar em equipe, de coordenar uma tarefa, de supervisionar seus subordinados, de resolver problemas, de tomar decisões e de melhorar a qualidade e produtividade do trabalho. Embora nem sempre percebamos, a secretária executiva atua em espaços que vão muito além das tradicionais funções que já conhecemos: em algumas empresas, ela tem ainda subordinados, como copeiras, recepcionistas, e isso exige que tenha discernimento para poder liderá-los, sem no entanto agir como alguém que “manda”, mas sim que media. O próprio fato de ser agente de comunicação entre as diversas facções de uma empresa já a coloca no papel de líder, afinal, não é fácil agir eficazmente, minimizando conflitos e passando informações cem por cento precisas.

Ainda, além das funções que você já conhece, as secretárias executivas auxiliam, muitas vezes, a vários executivos – o que, somado ao fato de terem ainda pessoas sob sua supervisão, requer habilidades específicas para administrar várias tarefas e liderar. Muitas organizações já estão assimilando essa mudança de perfil, assim como a própria profissional, que tem sentido a necessidade de estudar cada vez mais, se aprimorando e investindo em treinamentos gerenciais para que possam desenvolver seu potencial e realizar suas atividades com eficácia.

O espaço conquistado pela secretária executiva é visível, pois a própria equipe tem ampliado sua participação dentro da organização: sua presença tem se tornado fundamental , participando ativamente de reuniões estratégicas, inteirando-se dos assuntos corporativos, propondo ideias e sugestões, sendo ouvida e reconhecida como profissional competente, hábil e apta a gerir processos e pessoas. É claro que, em algumas organizações, isso ainda ocorre a um passo mais lento, mas a tendência é que a secretária executiva assuma cada vez mais essa autonomia e participação efetiva dentro dos interesses da sua empresa.

Mas quais são as habilidades de uma secretária executiva enquanto uma líder? As primeiras habilidades de liderança que exerce começam com seu próprio trabalho: ela  lidera sua rotina diária, planeja e traça estratégias para conseguir dar conta de uma rotina cheia de tarefas. Desta forma, já consegue visualizar o que funciona ou não e mediar as tarefas de seus subordinados, quando os tiver.  Aí que entra a necessidade de autoliderança: Usar o perfil de líder no dia a dia, nas  tarefas, na carreira. É preciso ser primeiramente seu próprio líder.

Uma das maiores dificuldades, para qualquer líder, é  moldar seu comportamento para mostrar que está liderando, e não mandando. Algumas secretárias, por sua própria história, em que eram tratadas com autoritarismo, construíram um comportamento nada democrático, o que nem sempre agrada aos colegas e pode ser péssimo na construção de sua imagem. Liderar não é sinônimo de mandar: um bom líder não precisa ordenar, ele mostra por meio de uma boa conversa e de suas próprias atitudes qual é o caminho a ser tomado. É preciso ter habilidade para lidar com as pessoas, pois cada uma tem sua história, suas qualidades, e é preciso considerar sua individualidade sempre.  Portanto, sem um bom relacionamento com a equipe, sem conhecer as habilidades e necessidades de cada um, não há liderança.

Para que um líder seja eficiente na sua função, precisa dominar e aplicar no seu cotidiano as quatro funções básicas da administração:

- planejamento: planejar é definir os objetivos a serem atingidos e traçar uma meta para se alcançar o que deseja. Você deve fazer aquelas perguntinhas básicas como: porque, o que fazer, quando fazer e como fazer.

- organização: organizar é utilizar todos os recursos disponíveis, seja ele financeiro, humano ou material.

- controle: controlar é verificar se todos os recursos estão sendo utilizando com eficiência para se alçar o objetivo traçado.

- direção: coordenar o projeto, verificar se estão ocorrendo falhas e se esta de acordo com o que foi planejado. Também é aqui que se verifica se o objetivo foi alcançado, se não foi o que o impediu.

No livro O Monge e o Executivo, (uma excelente leitura para qualquer profissional), James C. Hunter nos mostra todos os requisitos para nos tornarmos um líder ideal, e explica que “para uma boa colheita é preciso ter um bom cultivo”. Portanto, no ambiente profissional é preciso manter um clima harmonioso e saudável para estimular a equipe. Os líderes devem ser sábios, cativantes, motivadores.

Tanto na área do secretariado como nas demais, o fato de exercer bem o papel de líder só tem a contribuir positivamente para a carreira do líder e para a empresa. Para a empresa, vale lembrar que os bons líderes são pessoas agradáveis, cativantes e que motivam. Toda empresa gostaria de ter funcionários assim, afinal, um bom relacionamento com as diversas hierarquias dentro de uma organização é essencial. Nada melhor do que conviver com pessoas com as quais você se relaciona bem, e  que ainda por cima incentivam seus colegas a agir de uma maneira positiva. Tais fatores consequentemente aumentam a produtividade, o que só tem a acrescentar. Para os superiores, o fato de ter um líder em sua equipe faz com que adquira cada vez mais confiança no mesmo, podendo delegar funções e responsabilidades e aumentando seu tempo livre para outras atividades.

Para o profissional líder, as chances de crescimento na sua carreira podem se multiplicar. E, no caso da secretária executiva, que cumpre diversas funções, isso pode funcionar como um patamar para seu desenvolvimento profissional: líderes são notados. São elogiados e tornam-se cada vez mais necessários. Costumam sobressair-se em determinados aspectos e isso pode trazer reconhecimento – o dela própria e, claro, de seus superiores.

Primeiramente, conforme já mencionamos, o fato de autoliderar-se cria uma autonomia importantíssima no processo de crescimento próprio, pois, independente da atuação de outros, percebe-se que é possível administrar sua própria rotina e fazer escolhas que permitam estabelecer metas e cumprí-las. O líder tende a estar muito contente com seu próprio rendimento, mas nunca completamente satisfeito, e isso é excelente profissionalmente, pois quem pensa desta forma só tende a crescer e aperfeiçoar-se. O contentamento com a própria atuação, por si só, é um fator motivante para que produza-se mais e melhor. O bom relacionamento faz bem para os outros e para o líder.

Para que você possa se tornar cada vez mais super, capriche nas suas habilidades de liderança! Lembre-se sempre de tratar aos outros como gostaria de ser tratada! Um sorriso e palavras agradáveis só fazem bem!

Esse artigo foi uma sugestão da leitora Camila Souza, que é aluna formada do curso técnico de Secretariado Executivo da UFPR e que atualmente faz o curso de Bacharelado na FACINTER. Agradecemos a ela por essa ideia e esperamos que o conteúdo seja útil!

Professora de Língua Portuguesa e Língua Inglesa, especialista em Língua Portuguesa e Literaturas pela Faculdade Estadual de Filosofia, Ciências e Letras de União da Vitória - PR. Mestre em Estudos de Tradução pela Universidade Federal de Santa Catarina.

contabilizando
  1. Karina Castro says:

    Preciso compartilhar que foi um dos textos que li inuméras vezes, pois grande parte do conhecimento adquiridos aqui neste textinho lindo, foi de grande ajuda no meu Trabalho de Conclusão de Curso, que entrego na noite de hoje! A autora esta de parabéns.
    Ah! me desejem sorte!!!

    Beeeijos.

    • Michele says:

      Olá Karina, tudo bem?

      Nossa, que ótimo que o conteúdo contribuiu para o seu trabalho. Realmente o post da Regi esta ótimo (parabéns Regi).
      Tenho certeza que você vai arrasar! Boa sorte!!
      Tua apresentação é hoje também?

      Beijos e uma ótima semana! Sucesso! ;)

    • Regi says:

      Oi Karina! Que bom, fico muito contente em ter contribuído para o seu TCC! Sei como esse momento é de ansiedade, por isso, desejo uma ótima apresentação! Que tudo corra bem, tenho certeza de que você vai se sair muito muito bem!! Beijos e nos conte como foi!

  2. Camila Souza says:

    Olá Regi,

    Quero parabenizá-la pelo seu trabalho, adorei a matéria, superou minhas expectativas. Será de grande valia para o meu trabalho.
    (Só uma correção, no final da matéria está mencionado o meu nome e eu já fui aluna da UFPR (técnico), atualmente estou cursando o Secretariado Executivo na Faculdade Facinter).
    Agradeço a atenção de vocês e continuem com esse site maravilhoso.
    Ah! Já fiz a indicação para a coordenação do curso para repassar o site para os demais períodos de Secretariado.

    Beijos.

    • Michele says:

      Olá Camila,

      Ótimo o post da Regi né? Realmente ela esta de parabéns hehe
      Nos desculpe pelo erro, já arrumei! rs
      Obrigada, ficamos contentes em saber que foi útil. Quando precisar, pode contar com a gente!
      Ah valeu pela indicação… também sou formada pela Facinter em 2009.

      Beijos ;)

    • Regi says:

      Oi Camila… desculpe-nos, falha corrigida! Que bom saber que conseguimos abordar o assunto da maneira que você esperava! Continue sugerindo temas, e sempre que precisar de uma forcinha, é só falar! Beijos

    • Regi says:

      Oi Stella! Obrigada, que bom que o conteúdo foi de ajuda para você! Ficamos contentes em poder contribuir com o fortalecimento profissional de nossas leitoras! Sempre que precisar, estamos á disposição para ajudá-la! Beijos!

  3. Sirley Pinho says:

    Olá Regi
    Primeiramente gostaria de agradece – la pelo ótimo texto, esta maravilhoso.
    E em segundo gostaria de poder utilizá – lo no meu projeto de pesquisa cientifica e também poder divulga lo no blog da turma de secretariado da Fatec Caraipuiba – SP (onde sou aluna) para que todas (os) tenham o conhecimento desta área que esta em grande evolução.
    Grata
    Abçs

    • Regi says:

      Olá Sirley!
      Obrigada, que bom que gostou do conteúdo do texto. Realmente, a secretária exerce cada vez mais o seu papel de líder, e precisa aprender a ter jogo de cintura para lidar com essa situação, que traz maiores responsabilidades e toma mais tempo, mas com certeza valoriza mais e mais a profissional.
      Pode utilizar o texto sim Sirley. Ficamos muito contentes em poder contribuir com o meio acadêmico. Passe o endereço do blog para que possamos visitá-lo!
      Bjs!

    • Michele says:

      Olá Emília,
      Postamos muitos conteúdos aqui que podem lhe ajudar. Dê uma olhadinha, tenho certeza que irá te enriquecer.
      Boa sorte e sucesso!
      Qualquer dúvida, pode contar comigo. Terei o maior prazer em te ajudar no que for possível.
      Beijos ;) uma ótima semana!

    • Regi says:

      Oi Emilia. Que bom que gostou do tema abordado, com certeza os demais conteúdos do site irão ajudar na sua profissão!
      A prática e a busca por conhecimento são sempre as melhores formas de se aprender. Com certeza, no seu dia a dia, seu esforço trará bons frutos!
      Sucesso!!

    • Rafael Kretzer Pedroso says:

      Cláudia… atitude faz toda a diferença! Se você precisa “concorrer” com alguém no escritório, não se importe com ela. É sério.
      Prestar atenção no que ela faz, no que deixa de fazer e de que forma te prejudica, apenas vai lhe tomar tempo! Tempo que você poderia gastar cuidando da sua carreira!
      Foque apenas no seu trabalho! Trabalhe bem, traga projetos inovadores para dentro da empresa, repense e inove processos… e o caminho natural é que a empresa reconheça o que você fez e lhe conceda uma promoção. Porém, se isso não acontecer, coloque no currículo tudo de bom que você fez nos últimos e encontre uma empresa que reconheça seus esforços e lhe pague o dobro. ;)

      Quanto a dicas, recomendo que você leia o histórico do Super Secretária Executiva… são mais de 200 dicas! Com certeza você encontrará algumas que pode levar para a sua vida.
      o/

  4. Mocmonografias - Seu Site de Monografias e TCC na Internet says:

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