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Esse Google é demais mesmo! Além de formulários como vimos aqui e do Google Agenda, podemos criar planilhas para controles de gastos.

Saber controlar seus próprios gastos e administrá-los para conseguir um desejo de longo prazo é importante para desenvolver o lado administrativo financeiro de uma boa secretária.

Realizar sonhos como um intercâmbio, independência financeira, moradia, cursos, entre tantas outras coisas que desejamos é possível sim através da economia e da administração correta do nosso salário, como diz a Regi nesse post de como viver bem com seu salário.

Algumas secretárias são responsáveis por cuidar de pequenos gastos financeiros no escritório, por exemplo, pagar alguns títulos, administrar o “caixa”, realizar compras de materiais, etc. Geralmente isso ocorre em empresas menores, o que por um lado é bom, aprendemos novas coisas e quem sabe podemos até nos especializar nessa área.

Nós não administramos somente gastos da empresa, isso acontece na vida particular também. Pensando nisso, que tal elaborar uma planilha para controlar tudo certinho e conseguir fazer aquela economia tão desejada?

Criar a planilha exige um pouco de paciência, mas nada que um tempo livre e muita boa vontade não ajude. Após ela estar pronta é só ir alimentando com os dados mensalmente. Faça uma para seus gastos pessoais e caso no seu trabalho não tenha nada parecido, uma ótima chance para você aparecer com uma novidade e ganhar uns pontinhos a mais na sua credibilidade.

Utilizando também o Google docs, podemos criar a planilha e o melhor? Ela pode ser acessada de qualquer lugar do mundo e você pode compartilhar, por exemplo, com seu marido, caso seja uma planilha dos gastos domésticos, super né? Assim os dois podem lançar e controlar as despesas.

Para criar, siga o passo a passo:

Criando a planilha:

  1. Ter uma conta no Google;
  2. Acessar o Google Docs, ir em “criar novo – planilha”;
  3. Uma janela irá abrir com a nova planilha.

Criando nova planilha

Nova planilha

Adicionando os gastos:

Antes de adicionar seus gastos, deixe separadas as três primeiras linhas para:

  • Na primeira linha da planilha, coloque “saldo”. Ali será possível você ver o valor que tem disponível, que esta no teu “caixa”, digamos assim.
  • Na segunda linha das colunas “a, b e c” terá o valor que você tem a pagar e na linha das colunas “e, f e g” terão o valor total de suas receitas.
  • E na terceira o “nome” de suas colunas assim como o valor total dos gastos ou total das receitas.
  1. Na primeira coluna você coloca a data de vencimento;
  2. Segunda coluna a descrição do que se refere determinada conta;
  3. Terceira coluna o valor,
  4. Na quarta coluna você irá colocar a data de suas receitas (o que tem a receber);
  5. Descrição de suas receitas, por exemplo: salário, horas extras, etc.;
  6. O na última coluna o valor.

Após ter adicionado todos os campos que deseja que sua planilha tenha, é necessário configurar as fórmulas.

As fórmulas devem estar na linha onde diz: “fórmula”, logo abaixo do menu.

No “valor total” dos gastos, coloque:  =SUM(C6:C24) É a soma total de seus gastos.

No valor “total das receitas”, coloque: =SUM(G6:G24) Esse valor é o total da soma que você terá de suas receitas.

Na primeira linha de sua coluna, onde você tem o seu saldo total, lá terá o valor total de suas receitas menos o valor total de seus gastos, a fórmula é: =(G2-C2)


Para compartilhar a planilha você deve clicar em “compartilhar – configurações de compartilhamento”.


Você deve adicionar o e-mail da pessoa que deseja compartilhar, lembrando que esta pessoa também deve ter uma conta no Google.

Prontinho, sua planilha esta pronta!

Com ela você consegue ver o seu saldo, onde tem os maiores gastos e assim poderá economizar.

Coloque em prática secretária e claro, fique cada dia mais e mais suuuuper!

Founder do Super Secretária Executiva, Michele Tesser Pedroso é formada pela UNINTER em Secretariado Executivo Trilingue, desde 2009.





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  1. Jaqueline says:

    Michele, também sou secretária e abandonei as planilhas faz tempo, tem diversos produtos prontos e com muitos mais recursos. Já faz dois anos que uso o Yupee, controlo tudo de qualquer lugar, tenho 7 contas diferentes para cada um dos diretores e a minha particular. Dê uma olhada, vale a pena.

    • Michele says:

      Olá Jaqueline,

      Sim, existem muitas ferramentas disponíveis na internet. Mas o Google é muito amplo e muitas pessoas não conhecem todas essas ferramentas que ele tem.
      Esse que você comentou eu não conhecia ainda, nos conte um pouco mais sobre ele nos comentários, assim, todos ficam conhecendo.
      Muito legal você indicar, é isso mesmo, é uma troca de experiências e conhecimentos… afinal, este espaço é nosso :D

      Beijos e uma ótima quinta-feira ;)

      • Jaqueline says:

        Michele, eu também usava planilhas, um dia meu filho chegou da escola contando que havia aprendido sobre educação financeira na escola, e nos cadastramos no yupee. O sistema é pronto para o controle dos gastos, além de algumas ferramentas que ainda não sei usar, mas o que adorei é a replicação dos gastos e o arquivamento dos comprovantes junto da agenda. Ou seja, cada vez que faço um pagamento no bankline, uso a ferramenta de corte da própria yupee, recorto o comprovante da tele e ele já vai para a agenda, não imprimo mais nada. Quando um dos diretores quer conferir ou precisa do comprovante ele está lá na agenda, ficou tudo muito mais rápido e fácil, não tenho mais como voltar a usar uma planilha. Além disto baixo todos os extratos bancários em um só extrato. O diretor financeiro, por exemplo, tem conta em 6 bancos, imagina o trabalho que dava! Hoje ele tem um extrato só que também concilia com a agenda.
        Tem duas contas que eu levo a ferro e fogo, cada centavinho está lá, sem o yupee eu gastaria muuuito mais tempo para incluir cada linha do extrato bancário na planilha. Só não acredito que fique grátis por muito mais tempo. É boa demais para ser verdade!
        Com os meus gastos consegui o impossível, somos em 4 e agora toda a família está comprometida com o orçamento, na última vez que a minha mais velha reclamou que não tinha dinheiro para sair no fim de semana, não discuti, abri a planilha e mostrei onde ela queria cortar para ter dinheiro para o fim de semana, ela optou por não ter mais a tv a cabo com tantos canais, cortamos o pacote e hoje divido a economia de 60 reais para os dois gastarem nos finais de semana, além da educação financeira para eles, também evitei mais uma discussão!

        • Michele says:

          Olá Jaque,

          Uau, muito legal a participação de todos, é assim mesmo, os filhos conseguem ver onde são os gastos e ajudam a economizar para conseguir algo que desejam…
          Vou pesquisar mais sobre essa ferramenta que indicou, pode até virar um post, que tal? :D

          Beijos e uma ótima sexta-feira!

  2. Monque says:

    Boa tarde, meninas!!!
    Fiquei muito supresa com o site de vcs, aliás, nosso, uma vez que está ai, para nos beneficiar, não é mesmo?!
    Espero contribuir, tb.
    Desde já, muito obrigada, já me ajudaram muito.

    Sou eu quem faço a relação das despesas do escritório onde trabalho, comecei a usar a dica de vcs, em relação à tabela. Mas não estou conseguindo fazer o cálculos. Não sei onde coloco as fórmulas. Te como me ajudarem??

    Muito obrigada!!!

    • Michele says:

      Olá Monique,

      Sim… esse espaço é nosso!
      Aproveite as super dicas e fique a vontade para sugerir temas e tirar dúvidas.
      Preciso saber onde exatamente você não esta conseguindo colocar as fórmulas.

      Beijos e um ótimo final de semana ;)

  3. Jéssica says:

    Olá meninas, aonde trabalho todo mês temos que apresentar uma planilha de produção, ou seja tudo o que produzimos naquele mês (relação de clientes,cpf,telefone, dados deles) Apresentamos para nosso gerente no excel, teria alguma outra forma de fazer? mais atualizada? estava pensando em dar alguma outra idéia, que fique bom para nós e até para eles.
    desde já agradeço.

    beijoo’

    • Michele says:

      Olá Jéssica,

      Vocês costumam imprimir todos esses relatório? E depois de impresso e conferido, o que é feito com eles?
      O que você pode utilizar é o Google Docs e fazer todos esses relatórios online e evitar a impressão, assim ajudamos o meio ambiente.
      Seu chefe acessa lá e visualiza tudo o que precisar… veja o post sobre isso no blog.

      Beijos ;)

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