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Esse Google é demais mesmo! Além de formulários como vimos aqui e do Google Agenda, podemos criar planilhas para controles de gastos.

Saber controlar seus próprios gastos e administrá-los para conseguir um desejo de longo prazo é importante para desenvolver o lado administrativo financeiro de uma boa secretária.

Realizar sonhos como um intercâmbio, independência financeira, moradia, cursos, entre tantas outras coisas que desejamos é possível sim através da economia e da administração correta do nosso salário, como diz a Regi nesse post de como viver bem com seu salário.

Algumas secretárias são responsáveis por cuidar de pequenos gastos financeiros no escritório, por exemplo, pagar alguns títulos, administrar o “caixa”, realizar compras de materiais, etc. Geralmente isso ocorre em empresas menores, o que por um lado é bom, aprendemos novas coisas e quem sabe podemos até nos especializar nessa área.

Nós não administramos somente gastos da empresa, isso acontece na vida particular também. Pensando nisso, que tal elaborar uma planilha para controlar tudo certinho e conseguir fazer aquela economia tão desejada?

Criar a planilha exige um pouco de paciência, mas nada que um tempo livre e muita boa vontade não ajude. Após ela estar pronta é só ir alimentando com os dados mensalmente. Faça uma para seus gastos pessoais e caso no seu trabalho não tenha nada parecido, uma ótima chance para você aparecer com uma novidade e ganhar uns pontinhos a mais na sua credibilidade.

Utilizando também o Google docs, podemos criar a planilha e o melhor? Ela pode ser acessada de qualquer lugar do mundo e você pode compartilhar, por exemplo, com seu marido, caso seja uma planilha dos gastos domésticos, super né? Assim os dois podem lançar e controlar as despesas.

Para criar, siga o passo a passo:

Criando a planilha:

  1. Ter uma conta no Google;
  2. Acessar o Google Docs, ir em “criar novo – planilha”;
  3. Uma janela irá abrir com a nova planilha.

Criando nova planilha

Nova planilha

Adicionando os gastos:

Antes de adicionar seus gastos, deixe separadas as três primeiras linhas para:

  • Na primeira linha da planilha, coloque “saldo”. Ali será possível você ver o valor que tem disponível, que esta no teu “caixa”, digamos assim.
  • Na segunda linha das colunas “a, b e c” terá o valor que você tem a pagar e na linha das colunas “e, f e g” terão o valor total de suas receitas.
  • E na terceira o “nome” de suas colunas assim como o valor total dos gastos ou total das receitas.
  1. Na primeira coluna você coloca a data de vencimento;
  2. Segunda coluna a descrição do que se refere determinada conta;
  3. Terceira coluna o valor,
  4. Na quarta coluna você irá colocar a data de suas receitas (o que tem a receber);
  5. Descrição de suas receitas, por exemplo: salário, horas extras, etc.;
  6. O na última coluna o valor.

Após ter adicionado todos os campos que deseja que sua planilha tenha, é necessário configurar as fórmulas.

As fórmulas devem estar na linha onde diz: “fórmula”, logo abaixo do menu.

No “valor total” dos gastos, coloque:  =SUM(C6:C24) É a soma total de seus gastos.

No valor “total das receitas”, coloque: =SUM(G6:G24) Esse valor é o total da soma que você terá de suas receitas.

Na primeira linha de sua coluna, onde você tem o seu saldo total, lá terá o valor total de suas receitas menos o valor total de seus gastos, a fórmula é: =(G2-C2)


Para compartilhar a planilha você deve clicar em “compartilhar – configurações de compartilhamento”.


Você deve adicionar o e-mail da pessoa que deseja compartilhar, lembrando que esta pessoa também deve ter uma conta no Google.

Prontinho, sua planilha esta pronta!

Com ela você consegue ver o seu saldo, onde tem os maiores gastos e assim poderá economizar.

Coloque em prática secretária e claro, fique cada dia mais e mais suuuuper!

Founder do Super Secretária Executiva, Michele Tesser Pedroso é formada pela UNINTER em Secretariado Executivo Trilingue, desde 2009.





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