Pressa. Urgência. Imediatamente. Prazos apertados. Rápido. Pra ontem!

São palavras comuns no seu dia a dia? Costuma ouvir do seu chefe ou emitir aos seus subordinados? Se sim, saiba que não é só com você que isso acontece. A urgência vem sendo considerada um dos males do século XXI dentro das oganizações. Metas cada vez mais desafiadoras e pressão por desempenho a curto prazo ajudaram a criar a cultura da urgência em empresas e em profissionais.

Sabemos que é muito bom conseguir cumprir uma tarefa dentro do prazo proposto. A sensação de eficiência imediatamente nos traz bem estar. Entretanto, muitas vezes, para conseguir cumprir uma meta, acabamos “atropelando” outras tarefas, adiando ações ou mesmo cancelando-as – bem como deixando de lado importantes assuntos pessoais e colocando a empresa e a missão em primeiro lugar. Portanto, é preciso questionar qual o custo-benefício desta prática.

O culto à urgência tem se intensificado e se tornado uma queixa de grande parte das empresas, principalmente, no ano de 2009, de acordo com especialistas. Pressão, metas, medo de ser substituído, fizeram com que a pressa virasse um valor. Ficou comum mudar tudo na última hora. Isso fez com que as empresas começassem a confundir pressa com velocidade, o que não é exatamente benéfico.

Sabemos que pressa é para quem está atrasado, urgência para quem está com um problema de sáude que chegou ao limite. Assim, as empresas têm agido como se estivessem o tempo todo no limite, colocando em risco suas estratégias. Em alguns casos, nem mesmo deixam que estratégias sejam traçadas, e isso acaba gerando falta de planejamento. A secretária é uma das profissionais mais prejudicadas, pois, com tantas funções a cumprir, se não tiver tempo para planejar pode acabar colocando em risco sua eficiência.

Outra consequência do culto à urgência é que a cobrança por resultados no menor tempo possível aumenta a possibilidade de erros e, consequentemente, de custos qualitativos e psicológicos. Já ouviu o velho ditado “faça bem feito para fazer uma vez só”? Pois é, com a pressa para se cumprir uma tarefa, fica muito mais fácil errar. Quem perde? Você e a empresa. Você, porque precisa fazer duas vezes – ou mais – a mesma coisa, e a empresa porque, além de aumentar ainda mais o prazo para cumprir determinada tarefa, pode acabar tendo que custear despesas extras pelo não-cumprimento da mesma.

Outro ponto importantíssimo: tudo que vira rotina em nossas vidas passa a fazer parte de nossa personalidade. As pessoas que vivem em função da urgência e crescem profissionalmente nesse ambiente e nessa cultura, acabam desenvolvendo uma capacidade limitada de pensar por causa do tempo curto imposto. Por causa disso, muitas vezes deixam de desenvolver habilidades como a de concentração, pois não conseguem focar em nada que demore certo tempo. São acostumadas com tudo que é imediato, portanto, dificilmente conseguirão desenvolver um raciocínio mais complexo, que exija mais reflexão e maior tempo de dedicação.

Sabemos que é praticamente impossível fugir disto, afinal, como dissemos, é uma das realidades dos tempos modernos. Além disso, profissionais de RH e de secretariado são os mais diretamente atingidos pelo culto à urgência. Portanto, fique atenta para gerenciar bem o seu tempo. Organização é a palavra de ordem. Pessoas organizadas conseguem chegar mais rapidamente a soluções, pois têm tudo à mão na hora em que precisam, e sem precisar perder tempo procurando um papel ou objeto, chega-se mais rapidamente a um objetivo. Outro fator que irá diferenciá-la é a habilidade em utilizar bem o seu tempo. Agende cuidadosamente todos os seus compromissos e dos demais por quem for responsável e aproveite bem seu tempo útil. Primeiro o dever, depois aquilo que pode esperar um pouco. Você ficará muito mais tranquila para ler uma notícia, conversar com uma amiga ou ver os últimos lançamentos da moda inverno caso já tenha cumprido tarefas de sua responsabilidade.

Quando não se pode evitar um problema, a solução é resolvê-lo da melhor maneira possível. Relaxe, respire fundo e vá à luta. Nada de adiar, muito menos de ficar se preocupando por antecipação e jogar para a última hora. A sensação de dever cumprido é maravilhosa, e gera profunda satisfação profissional – e pessoal, pois você aproveitará melhor seu tempo livre com você, desprovida de preocupações ou pendências do trabalho.

Comece bem sua semana e deixe todos os seus compromissos bem planejados. Assim, você estará muito mais preparada caso seu chefe apareça pedindo uma tarefa “pra ontem”. Tenha uma ótima semana, super secretária!

Professora de Língua Portuguesa e Língua Inglesa, especialista em Língua Portuguesa e Literaturas pela Faculdade Estadual de Filosofia, Ciências e Letras de União da Vitória - PR. Mestre em Estudos de Tradução pela Universidade Federal de Santa Catarina.





  1. Camila Souza says:

    Concordo plenamente. Não é só na empresa, mais nas instituições educacionais também…é tudo para ontem, ás vezes temos que ser duas em uma, ou até mais. A matéria é muito boa e esta bem de acordo com os tempos atuais.

    “Só uma correção na palavra preocupnado no penúltimo parágrafo, as letras estão trocadas.”

    Parabéns meninas.

    Abraços.

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