A comunicação, seja falada, escrita, telefônica, digital, “post-it-al” ou mesmo pessoal, está presente o tempo todo na vida profissional de uma secretária. Para ter sucesso na comunicação é preciso tomar alguns cuidados.
Se você tem dificuldades com a língua portuguesa, saiba que não é a única… mas nada é desculpa! Para melhorar você precisa muito mais de dedicação do que outra coisa. Evoluir é uma luta diária… uma luta que não será problema para quem é super, secretária incansável e destinada ao sucesso… é seu caso, não é?
Você encontra dicas para escrever melhor aqui neste link!
E-mails
Um e-mail bem feito e bem apresentável é o mínimo que se espera de uma super secretária. Saber escrever corretamente e transmitir a mensagem de uma forma clara e objetiva é fundamental para que a comunicação funcione entre os indivíduos.
O e-mail é largamente utilizado pelas empresas, seja para passar uma comunicação, agendar reuniões, ou até mesmo deixar registrada uma solicitação por escrito e para ambas as partes.
Você com certeza já recebeu um e-mail enfeitado demais, letras coloridas, imagens e etc, não é mesmo? E quando isso acontece em um e-mail da empresa? Não secretárias, isso jamais pode acontecer! Lembre-se que ambiente profissional não é Orkut.
Se na empresa que trabalha não existe um padrão para o e-mail, a regra é ser discreta sempre! É melhor ser simples e objetiva do que arriscar e cometer gafes que comprometeriam sua imagem.
Veja dicas que devem ser lembradas na criação de um e-mail:
-> Não use letras coloridas chamativas. A não ser que seja padrão da sua empresa.
-> Use uma fonte padrão, como Arial, Verdana e Calibri, que são fontes de boa legibilidade e suaves. Fontes diferentes costumam ser alteradas caso o destinatário não a tenha instalada em seu computador, o que é muito frequente.
-> Use um tamanho padrão, como o 12.
-> Não coloque desenhos, imagens, plano de fundo, animações, etc, a não ser que você tenha noções de diagramação e design. Aqui a linha entre o sucesso e o fracasso é muito tênue… mantenha-se no neutro, que é garantia de sucesso.
-> Use uma linguagem clara e objetiva. Divagar demais significa que seu e-mail pode ser categoricamente ignorado.
-> Você não precisa ser formal com um colega de trabalho; lembre-se de que a linguagem com um colega não precisa ser a mesma usada com o diretor ou clientes da empresa.
-> Não utilize gírias nos e-mails da empresa. Mesmo que for enviar a um colega de trabalho, faça a diferença e escreva de forma profissional.
-> Você não precisa necessariamente usar cabeçalho e assinatura com logomarca da empresa, caso ela não possua.
-> Quando for encaminhar um e-mail para muitos contatos, lembre-se de usar a opção de cópia oculta. Ninguém precisa saber e nem ver todos os seus contatos. Isso é prato cheio para spammers, aqueles que enviam propaganda não-autorizada.
-> Quando for responder um e-mail, não apague as mensagens anteriores. Muitas pessoas costumam fazer isso para diminuir o tamanho do mesmo ou para ficar menos confuso. O que acontece é que a pessoa que receber sua resposta pode não lembrar, então, sempre que possível deixe o histórico no corpo do e-mail.
-> No campo “assunto” procure colocar frases que seja relacionada ao texto. Frases como “bom dia” e “olá” podem dificultar o destinatário em uma localização futura.
Um simples e-mail para passar uma informação a todos da empresa deve ser claro e ir direto ao ponto, como esse que fiz aqui.
Fácil, não é?
O segredo é não inventar nem enfeitar demais! Seja clara e objetiva. Com o tempo que sobra, invista em você (lendo nossos posts, por exemplo =] ).
Pra fechar, leia sobre as regras de ouro de um e-mail neste post aqui.
Se na empresa que trabalha não existe um padrão para o e-mail, seja discreta sempre!
