event

Para nós, Secretárias Executivas, a organização de qualquer evento, é uma das funções de maior responsabilidade na nossa profissão, pois o mais simples detalhe não pode passar despercebido.

Por essa razão, segue uma sugestão de check-list, que com toda certeza, fará diferença no seu evento.

PLANEJAMENTO:

  • Comercialização de Eventos (prospecção de negócios no mercado convencional ou em projetos inéditos);
  • Contrato de Prestação de Serviços de Organização (modelo padronizado, detalhes importantes, formas de remuneração claras);
  • Estudos Mercadológicos (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas);
  • Calendário de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira);
  • Previsão Orçamentária (receitas, despesas, resultado);
  • Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais);
  • Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário, simpósio ou outro nome);
  • Iniciativas integradas (exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos);
  • Esboço do Programa (científico, acadêmico, técnico, social, turístico);
  • Cronograma de Atividades (tarefas e providências, responsáveis e prazos);
  • Relacionamento “cliente e organizador” – Comissões de Suporte (organizadora, executiva, técnica e outras)
  • Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias);
  • Programação Visual (logomarca oficial, impressos em geral);
  • Patrocínios, subvenções e permutas (iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos);

ORGANIZAÇÃO:

  • Programa Técnico e Científico (chamadas de trabalhos, comissões específicas, critérios de seleção de palestras, normas de publicação de textos, planilhas de dias e horários e formatação final);
  • Meios e Formas de Divulgação (folhetos e impressos, assessoria de divulgação, internet, telemarketing, plano de mídia – convencionais e alternativas);
  • Automação de Eventos (sistemas informatizados – gerenciamento, administração, credenciamento e outros);
  • Cadastros Afins (estruturação e atualização);
  • Aspectos Jurídicos (marcas e patentes, contratos e acordos);
  • Locais de Inscrições (secretaria executiva, secretarias regionais);
  • Gerenciamento e Administração (serviços de terceiros, propostas e orçamentos, contratos em geral, previsão orçamentária);
  • Textos e Correspondências (padronização, objetividade, apresentação gráfica, prazos para respostas);
  • Patrocínios, Subvenções e Permutas (fase 2 – projetos e propostas especiais, visitas, reuniões e acompanhamento, formalização de contratos, contrapartidas);
  • Local do Evento (ordem de serviços e suporte e logística);
  • Pessoal de Apoio (recepcionistas, coordenadoras, operadores, locutor oficial, mestre de cerimônia, fotógrafo, seguranças, faxineiras, mensageiros e outros, com propostas, contratação, treinamento, encargos sociais e trabalhistas);
  • Material dos Participantes (crachá e pasta de trabalho, bloco de anotações, caneta e formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, apostila ou anais, certificado, atestado para carga horária, manual de orientação);
  • Iniciativas Integradas (estruturação, programa de atividades, conferencistas, infra-estrutura, divulgação, inscrições, suporte e logística);
  • Material de Secretaria (Consumo, permanente, máquinas e equipamentos – microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para intercomunicação);
  • Conferencistas (Manual de orientação, formulários padronizados para currículo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização, inscrição-cortesia);
  • Serviços de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais noturnos – agência de turismo oficial)
  • Sessões Solenes (abertura, encerramento – convites, confirmações, cerimonial);
  • Suporte e Logística (slide-desk, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços públicos – policiamento, trânsito, linha de ônibus extra);
  • Exposição Paralela- planta-baixa do local;

– montadora oficial dos estandes;

– registro no Ministério da Indústria e Comércio;

– folheto promocional específico;

– regulamento geral e manual do expositor;

– coquetel de lançamento;

– comercialização de estandes;

– equipe de vendas;

– projetos de energia elétrica;

– taxas da Prefeitura Municipal;

– avaliação do Corpo de Bombeiros;

– seguro de responsabilidade civil dos visitantes;

– oficialização do evento na Secretaria da Receita Federal para importação temporária de equipamentos e produtos;

– cronograma de montagem, realização e desmontagem;

– esquema de visitação (divulgação e convites, telemarketing);

– serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento, alimentação, carga e descarga de materiais, segurança, limpeza, salas para reuniões de negócios, estacionamento privativo ou cartões de desconto, depósito de mercadorias);

– atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações, catálogo oficial, pontos multimídia, guarda-volumes);

– aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de inspeção de fiscais);

– supervisão e acompanhamento integral.

– atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações, catálogo oficial, pontos multimídia, guarda-volumes);

– aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de inspeção de fiscais);

– supervisão e acompanhamento integral.

REALIZAÇÃO:

  • Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientação, apostilas ou anais);
  • Controle e Supervisão das Atividades e Horários e Acompanhamento dos Serviços de Terceiros, do Centro de Convenções e do Atendimento Geral (participantes, autoridades, imprensa, convidados especiais, conferencistas, salas e auditórios);
  • Assessoria aos Membros das Comissões – Confecção e Distribuição (listagem dos inscritos, certificados, formulários de avaliação);

PÓS-EVENTO:

  • Elaboração de Relatórios;
  • Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, órgãos financiadores);
  • Cartas de Agradecimento;





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Imagem de casamento
  1. Bruna Lima says:

    Boa noite, Luciana,

    Estou no 3º Semestre de Secretariado Executivo e preciso de ajuda para organizar um evento. Ele será apresentado na faculdade e não sei como devo seguir. Gostei muito de suas informações e preciso que me passe algumas dicas e idéias, será que você pode me orientar?

    Abs.

    Bruna Lima

    • Luciane says:

      Bom dia, Bruna,

      Você tem ideia do que gostaria de apresentar? Existe diversos tipos de eventos como coffee breack, dança, casamento (cerimonial), aniversário etc.

      Eu fico no aguardo da sua ideia para poder te orientar, ok?

      Um bjo e obrigada por acessar o nosso blog.

  2. roberta says:

    Olá Lucian, tudo bem?
    Achei muito interessante as dicas que você deu para organização de eventos. Eu faço um curso de secretariado e preciso apresentar um trabalho que é é “PROJETO DE EVENTO COMEMORATIVO AO DIA DO SECRETÁRIO”,poderia me dar alguma dicas e idéias?
    Obrigada
    Roberta

  3. Thais Gabriele says:

    Ola Luciane, como esta???
    Bom, estou com um pouco de dificuldadr para elaborar um evento, pois faço curso de secretariado e tenhu que elaborar um “PROJETO DE EVENTO COMEMORATIVO AO DIA DO SECRETARIO”…
    adoraria c vc pudesse me ajudar, dando algumas dicas ou ideias….
    preciso ate o dia 18… Encarecidamente pesso sua ajuda.
    Muito Obrigada… Que Deus o abençoe!

    • Michele says:

      Olá Thais,

      Organizar um evento não é uma tarefa muito fácil, mas com uma boa preparação temos certeza que você dará conta do recado…
      Aqui temos algumas dicas de como organizar um evento. Você pode elaborar o seu em cima do teu objetivo que é o Dia do Secretário (a). http://www.supersecretariaexecutiva.com.br/blog/posts/eventos-posts/eventos/

      Se tiver mais alguma dúvida, estou a disposição para ajudar no que for possível.

      Quando terminar e apresentar seu projeto, conte para nós como foi, temos certeza que será suuuper!

      Beijos ;)

    • roberta says:

      Olá Thais, esse curso que voce faz é pela Instituto EAD ? Por que achei muita coincidência o nome do trabalho é o mesmo que é meu e o dia de entregar também?

  4. Suimê Carolina says:

    Olá,

    sou estudante do cruso de secretariado executivo, e estou fazerndo
    o meu TCC, sobre organizaçao de eventos, se vc puder me ajudar,
    me diga como podemos entrar em contato.

    Obrigada

  5. rosi carvalho says:

    boa tarde gostaria de saber se vcs tem um modelo de uma divulgação escrita para um evento local ou um texto é um trabalho escolar faço secretariado e assessoria e estou com duvidas obrigada aguardo resposta

  6. Marylucia says:

    Bom dia,
    sou aluna do 3º período do curso de Secretariado Executivo Bilingüe da FAMA, gostariamos de obter de você uma dica de evento que poderiamos fazer para arrecadarmos verba para a nossa festa de formatura.

    • Michele says:

      Olá Mary,

      Existem vários eventos que você e suas colegas podem organizar para arrecadar fundos para a formatura. Por exemplo, achar uma pessoa que possa dar uma palestra gratuíta, vocês podem cobrar um valor da inscrição para participar (baixo, claro), podem fazer rifas, até mesmo organizar uma balada… usem a criatividade de vocês, tenho certeza que vocês são super!
      Nos conte depois como foi a formatura ok?

      Beijos ;)

  7. Bruna says:

    Ola, faço técnico em secretariado, e estou preparando uma pesquisa de campo sobre o mundo atual da secretaria, e preciso saber de você que ja tem mais experiência, as maiores dificuldades, os problemas que se encontra no nesse mundo de evento.

    OBS: Se puder, responda no meu e-mail.

    Obrigadoo

  8. Ana says:

    Olá Michele! Faço faculdade à distância (Secretariado Executivo) e preciso fazer um trabalho sobre (diferenças culturais existentes em um evento profissional), estou pesquisando na internet e não encontro nada! Se puder gostaria que me enviasse o nome de algum site para pesquisar e realizar o meu trabalho.
    Parabéns pelo blog!

    • Michele says:

      Olá Ana,

      Este é um assunto onde você dificilmente irá encontrar algum tema pronto.
      Acho mais fácil encontrar em livros para profissionais de secretariado executivo, na parte de eventos.
      Você terá que analisar como é o evento, que pessoas vão, de que lugares, é um evento internacional?
      Através disso você percebe como um evento envolve pessoas de todos os níveis e classes sociais. Desde a responsável pelo café até os participantes e palestrantes.
      Em eventos internacionais é preciso tomar cuidado quanto a cultura das pessoas que iram participar, para que ninguém sinta-se incomodado.

      Espero que tenha lhe ajudado.

      Beijos e um ótimo final de semana ;)

  9. janine says:

    olá Michele amei suas dicas, faço Eventos na faculdade cambury goiânia, estou na reta final do curso.é uma correria, no momento faço a disciplina Gestão de Secretariado Executivo para Eventos Técnico Cientifico, é por acompanhamento, então é preciso muita pesquisa,suas dicas foram fundamentais para mim. obrigada, parabéns, bjs.

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