event

Para nós, Secretárias Executivas, a organização de qualquer evento, é uma das funções de maior responsabilidade na nossa profissão, pois o mais simples detalhe não pode passar despercebido.

Por essa razão, segue uma sugestão de check-list, que com toda certeza, fará diferença no seu evento.

PLANEJAMENTO:

  • Comercialização de Eventos (prospecção de negócios no mercado convencional ou em projetos inéditos);
  • Contrato de Prestação de Serviços de Organização (modelo padronizado, detalhes importantes, formas de remuneração claras);
  • Estudos Mercadológicos (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas);
  • Calendário de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira);
  • Previsão Orçamentária (receitas, despesas, resultado);
  • Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais);
  • Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário, simpósio ou outro nome);
  • Iniciativas integradas (exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos);
  • Esboço do Programa (científico, acadêmico, técnico, social, turístico);
  • Cronograma de Atividades (tarefas e providências, responsáveis e prazos);
  • Relacionamento “cliente e organizador” – Comissões de Suporte (organizadora, executiva, técnica e outras)
  • Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias);
  • Programação Visual (logomarca oficial, impressos em geral);
  • Patrocínios, subvenções e permutas (iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos);

ORGANIZAÇÃO:

  • Programa Técnico e Científico (chamadas de trabalhos, comissões específicas, critérios de seleção de palestras, normas de publicação de textos, planilhas de dias e horários e formatação final);
  • Meios e Formas de Divulgação (folhetos e impressos, assessoria de divulgação, internet, telemarketing, plano de mídia – convencionais e alternativas);
  • Automação de Eventos (sistemas informatizados – gerenciamento, administração, credenciamento e outros);
  • Cadastros Afins (estruturação e atualização);
  • Aspectos Jurídicos (marcas e patentes, contratos e acordos);
  • Locais de Inscrições (secretaria executiva, secretarias regionais);
  • Gerenciamento e Administração (serviços de terceiros, propostas e orçamentos, contratos em geral, previsão orçamentária);
  • Textos e Correspondências (padronização, objetividade, apresentação gráfica, prazos para respostas);
  • Patrocínios, Subvenções e Permutas (fase 2 – projetos e propostas especiais, visitas, reuniões e acompanhamento, formalização de contratos, contrapartidas);
  • Local do Evento (ordem de serviços e suporte e logística);
  • Pessoal de Apoio (recepcionistas, coordenadoras, operadores, locutor oficial, mestre de cerimônia, fotógrafo, seguranças, faxineiras, mensageiros e outros, com propostas, contratação, treinamento, encargos sociais e trabalhistas);
  • Material dos Participantes (crachá e pasta de trabalho, bloco de anotações, caneta e formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, apostila ou anais, certificado, atestado para carga horária, manual de orientação);
  • Iniciativas Integradas (estruturação, programa de atividades, conferencistas, infra-estrutura, divulgação, inscrições, suporte e logística);
  • Material de Secretaria (Consumo, permanente, máquinas e equipamentos – microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para intercomunicação);
  • Conferencistas (Manual de orientação, formulários padronizados para currículo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização, inscrição-cortesia);
  • Serviços de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais noturnos – agência de turismo oficial)
  • Sessões Solenes (abertura, encerramento – convites, confirmações, cerimonial);
  • Suporte e Logística (slide-desk, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços públicos – policiamento, trânsito, linha de ônibus extra);
  • Exposição Paralela- planta-baixa do local;

– montadora oficial dos estandes;

– registro no Ministério da Indústria e Comércio;

– folheto promocional específico;

– regulamento geral e manual do expositor;

– coquetel de lançamento;

– comercialização de estandes;

– equipe de vendas;

– projetos de energia elétrica;

– taxas da Prefeitura Municipal;

– avaliação do Corpo de Bombeiros;

– seguro de responsabilidade civil dos visitantes;

– oficialização do evento na Secretaria da Receita Federal para importação temporária de equipamentos e produtos;

– cronograma de montagem, realização e desmontagem;

– esquema de visitação (divulgação e convites, telemarketing);

– serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento, alimentação, carga e descarga de materiais, segurança, limpeza, salas para reuniões de negócios, estacionamento privativo ou cartões de desconto, depósito de mercadorias);

– atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações, catálogo oficial, pontos multimídia, guarda-volumes);

– aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de inspeção de fiscais);

– supervisão e acompanhamento integral.

– atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações, catálogo oficial, pontos multimídia, guarda-volumes);

– aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de inspeção de fiscais);

– supervisão e acompanhamento integral.

REALIZAÇÃO:

  • Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientação, apostilas ou anais);
  • Controle e Supervisão das Atividades e Horários e Acompanhamento dos Serviços de Terceiros, do Centro de Convenções e do Atendimento Geral (participantes, autoridades, imprensa, convidados especiais, conferencistas, salas e auditórios);
  • Assessoria aos Membros das Comissões – Confecção e Distribuição (listagem dos inscritos, certificados, formulários de avaliação);

PÓS-EVENTO:

  • Elaboração de Relatórios;
  • Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, órgãos financiadores);
  • Cartas de Agradecimento;





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