viagens negócios

Precisa organizar uma viagem de negócios e não sabe nem por onde começar?

Nós separamos algumas dicas importantes que podem te  auxiliar nesta tarefa que parece fácil mas nem sempre é.

-> Compre as passagens aéreas com o máximo de antecedência que puder! Além de conseguir melhores preços, não corre o risco de ter que cancelar compromissos por não conseguir chegar no horário. E preste atenção também no fuso horário, alguns destinos costumam ter uma ou duas horas de diferença para vôos nacionais. Dicas de como comprar e companhias aéreas você encontra aqui.

-> Lembre-se de preparar para o executivo anotações com informações importantes como o número do vôo, horário, companhia aérea ou, se preferir, imprima o comprovante da compra. Isso evita problemas na hora do embarque.

-> Se a ocasião é de vôos internacionais,veja  aqui um interessante post.

-> A mesma coisa com hotéis. Reserve com o máximo de antecedência possível! Eles também têm tarifas diferenciadas. Qual secretária nunca passou pela situação de não conseguir hotel em determinada cidade por estar acontecendo um “congresso” que causou lotação geral? Sim secretárias, acho que todas já passaram por isso.

-> Também com o hotel, anote em um papel o nome, endereço, telefone e próximo do que fica localizado. Se possível imprima um mapinha do Google Maps.

-> É importante que você confirme, no mínimo um dia antes, todos os compromissos agendados de seu diretor naquele dia. Caso aconteça de algum deles ter que ser desmarcado, comunique-o. Assim ele pode utilizar esse tempo livre para visitar um cliente que não estava agendado ou até mesmo prolongar determinada reunião.

-> Se seu diretor usa uma agenda eletrônica, por exemplo, anote todos os compromissos dele do dia, horário das reuniões, executivos de contato, telefones, endereço. Caso ele não utilize, anote em um papel todos os dados e entregue a ele, mas certifique-se que ele colocou na pasta, nada mais desagradável que ele deixar em cima da mesa e esquecer de pegar,não é mesmo?

-> Verifique também se ele tem cartões de visita suficientes! Essa regra também vale para outros materias com os quais ele trabalha; folders da empresa, por exemplo. Isso pode significar bons negócios.

-> Outra dica importantíssima é que você tenha todas essas informações na sua agenda! Caso aconteçam algum imprevisto, você têm todas essas informações na sua mão para poder resolver as coisas rapidamente. Afinal, vocé é super!

Founder do Super Secretária Executiva, Michele Tesser Pedroso é formada pela UNINTER em Secretariado Executivo Trilingue, desde 2009.





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