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Você que mantém 30 agendas ao mesmo tempo, algumas de papel, outra no Outlook e outras no celular… nós sabemos: você sofre. Mas depois desse post, pode ter certeza de uma coisa: você só vai continuar sofrendo se quiser.

Dentre as inúmeras ferramentas gratuítas que o Google tem, certamente a que atinge a vida profissional do maior número de secretárias é o Google Agenda, aquele lindo!

A agenda do Google pode ser acessada simultaneamente em diversos lugares diferentes, mas sem precisar copiá-la de um lugar para o outro. O mais óbvio é acessar a agenda pelo navegador, no http://www.google.com/calendar . Mas uma série de recursos muito importante permite que você sincronize automaticamente a agenda com o Outlook (e semelhantes ao Outlook, como a agenda do Thunderbird) e acesse via celular, iPad e dispositivos em geral que tenham conexão com internet.

Aliado a isso, é possível compartilhar a agenda com outras pessoas. Dando um exemplo direto, seu executivo (ou vários deles) pode compartilhar sua agenda contigo. Você facilmente, numa interface super amigável, administra essa agenda com uma série de opções interessantes.

Aquilo que você altera sem sair da sua mesa, seu executivo visualiza imediatamente mesmo que esteja na China… sem nenhum processo adicional.

Um dos grandes diferenciais é que o Google te avisa sobre seus compromissos através de mensagem SMS no celular, além de avisos por e-mail e elegantes popups que pulam se o seu executivo estiver usando a conta do Google dele.

Ou seja, mesmo que ter os compromissos no site, no Outlook, no celular, no iPad e até no e-mail for insuficiente, uma mensagem de celular sempre será vista. É garantia de eficiência! E o melhor… de graça!

Basta cadastrar o celular de seu diretor e agendar os compromissos normalmente. Por exemplo, cadastrando o compromisso “Sr executivo esquecido, não se esqueça de trazer o contrato assinado!” e configurando o sistema para que envie uma mensagem de celular às 7h da manhã, você pode dormir tranquila! O executivo receberá o SMS um pouco antes de sair de casa e você pode tomar seu café da manhã tranquilinha, sabendo que ele não esquecerá (de novo) o contrato assinado em casa.

De forma bem utilizada isso pode até significar uma diminuição das ligações para lembrá-lo de compromissos. É mais tempo pra você fazer coisas importantes e menos tempo gasto com administração de uma coisa tão trivial.

Ficou curiosa e quer experimentar o Google agenda? A melhor parte é quando você vê funcionando! Teste já!!!

1º -> É preciso ter uma conta no Google (serve a do Gmail, do Blogger… até a do Orkut serve!).

2º -> Faça login.   No canto superior esquerdo clique em “Agenda”.

Aham, você já chegou lá.

Para cadastrar um evento é simples: clique sobre a data/horário em que deseja marcar o compromisso e preenchendo algumas poucas informações, já está agendado.

Para configurar detalhes de como você deseja que este evento seja lembrado, você vai em “editar detalhes do evento”. Lá você configura os eventos em que o lembrete será enviado e outros detalhes que podem ser importantes, como o local do compromisso.

Para utilizar o serviço de lembrete por mensagem no celular (SMS) é preciso cadastrá-lo.

1º -> no lado esquerdo, onde aparece seu e-mail de login, tem o item “configurações”. Lá você encontra as opções: geral, agendas e configuração do celular.
É só seguir as instruções super simples e pronto! Pode usar. Detalhe: o número de celular cadastrado é aquele que receberá os SMSs. Portanto, se é a agenda do seu diretor, cadastre o celular dele… ok?

O Google atualmente atende gratuitamente a maior parte das companhias de celular. Se a sua não está aqui, você é muito azarada! Confira a lista:

  • Amazonia Celular
  • Brasil Telecom
  • Claro Nacional
  • CTBC
  • Oi
  • Nextel
  • Sercomtel
  • TIM Brasil
  • Viva Minas
  • Vivo

Para você ter acesso à agenda de outra pessoa, como seu diretor, você deve criar uma para ele, caso ele ainda não possua, e pedir que ele a  compartilhe contigo. Assim, os dois podem acessar/alterar as mesmas informações.

Cadastre-se e faça alguns testes. Após pegar prática, sugira a seu diretor que adotem este novo método.

Agora sim… você pode lembrá-lo de compromissos até enquanto dorme.

Onipresença sim é super. =]

Founder do Super Secretária Executiva, Michele Tesser Pedroso é formada pela UNINTER em Secretariado Executivo Trilingue, desde 2009.





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  1. lindemberguer says:

    Esse recurso do Google é muito útil. É a tecnologia a favor dos SECRETÁRIOS EXECUTIVOS.
    Só quero lembrar que hoje não só existem SecretáriAS, mais tembém existem SecretáriOS (Sou um deles) e espero que vocês não ajudem a propagar esse tipo de preconceito. Peço que quando forem referir-se ao profissionais da área refiram-se “Secretários, Secretários(as) ou ao menos Secretárias (os).
    Obrigado!

    • admin says:

      lindemberguer
      Sou o administrador deste site e, embora não seja secretário, sou parte do público masculino daqui. Fiz questão de me posicionar pessoalmente.
      Excluir o público masculino nunca esteve entre as nossas intenções. Só nos resta pedir desculpas se essa é a impressão que causamos. Afinal, secretário ou secretária, esse espaço é para você.

      Por outro lado, posso afirmar que não trata-se de preconceito, mas apenas de linguagem direcionada.
      Parte da nossa missão institucional é tratar do formal mundo do secretariado executivo com uma linguagem leve e menos fria do que aquela que aquela tradicional, dirigida ao senhor(a) profissional de secretariado executivo em publicações convencionais.
      Segundo nossas estimavas, nosso público é composto por mulheres em cerca de 97,5%. Por isso é muito mais assertivo atingir em cheio ao público feminino, ao invés de atingir parcialmente e friamente a todos. Não foi uma “escolha” nossa; é uma característica majoritária do público.

      Por tudo isso, mudar radicalmente a linguagem do site não está em nossos planos (pelo menos por enquanto). Mas podemos imaginar o quanto esta situação o incomoda e o quanto deve ser frequente. Por isso, tenha certeza de que levaremos sua crítica em conta a partir de agora.

      Atenciosamente
      [] Rafael Kretzer Pedroso

  2. Rebeca says:

    Este blog, está de parabéns. Todas as matérias são bem úteis, e tenho tido bastante proveito.
    O calendário está sendo de grande utilidade para mim. Compartilhei esta ideia com os colaboradores da empresa.

    Obrigada,
    Rebececa Torezim.

    • Michele says:

      Olá Rebeca,

      Nossa, muito bom ter esse retorno de nossos leitores e ver que estão aproveitando as dicas que colocamos aqui.
      Fazemos tudo com muito carinho e pensando sempre em como ajudar todos os profissionais de secretariado executivo no seu dia a dia.
      E obrigada, toda a equipe do Super Secretária Executiva agradece!
      Fique a vontade para sugerir temas e tirar dúvidas.

      Beijos ;)

  3. Natan Santana says:

    Sou adminstrador de contratos de obras publicas, tenho necessidade de manter todos os diversos compromissos atualizados, com as diversas empresas. Tenho duvidas se poderei utilizar a agenda quando estiver em local sem sinal de internet, pois o ideal e que pudesse manter as informacoes na agenda do celular e depois elas fossem sincronizadas. Tem algum tutorial para iniciantes?

    • Rafael Kretzer Pedroso says:

      Natan… a agenda do Google funciona, sim, sincronizada.
      O ideal é que você deixe a agenda do dispositivo móvel programada para sincronizar com os servidores do Google sempre que possível. Desta forma, quando você estiver em um ambiente sem internet, sempre verá uma versão atualizada dos compromissos.
      É possível, inclusive, adicionar um compromisso estando offline. Quando você conectar com a internet novamente, o dispositivo móvel envia o compromisso para a agenda online.
      O método para manter isso sincronizando sempre, varia de dispositivo para dispositivo. Qual é o seu?

  4. Laisa Carvalho says:

    Olá, Michele tudo bem?

    Amei a dica, já tinha visto o Outlook e confesso que não gosto muito de trabalhar com ele, acho a plataforma muito difícil de se trabalhar, também já tinha visto por inúmeras vezes o Google Agenda, mas não havia me interessado, por usar uma agenda manualmente e o Outlook. Porém ao ler, as suas matérias me ajudou muito a me organizar melhor, em meu desempenho e em meu nível de conhecimento. Gostaria muito de poder usar apenas o Google Agenda para que eu consiga uma boa organização. Tenho algumas dúvidas, vou expô-las aqui:

    1) Bom, preciso saber se posso somente usar o Google Agenda para melhor eficiência ou ainda sim precisaria fazer uso de outras agendas e ou o Outlook?
    2) Vi que é possível criar várias agendas, minha dúvida é: Posso adicionar um nº de celular diferente para cada agenda criada?
    Aguardo ansiosamente a resposta!
    Obrigada!

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