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Você que mantém 30 agendas ao mesmo tempo, algumas de papel, outra no Outlook e outras no celular… nós sabemos: você sofre. Mas depois desse post, pode ter certeza de uma coisa: você só vai continuar sofrendo se quiser.

Dentre as inúmeras ferramentas gratuítas que o Google tem, certamente a que atinge a vida profissional do maior número de secretárias é o Google Agenda, aquele lindo!

A agenda do Google pode ser acessada simultaneamente em diversos lugares diferentes, mas sem precisar copiá-la de um lugar para o outro. O mais óbvio é acessar a agenda pelo navegador, no http://www.google.com/calendar . Mas uma série de recursos muito importante permite que você sincronize automaticamente a agenda com o Outlook (e semelhantes ao Outlook, como a agenda do Thunderbird) e acesse via celular, iPad e dispositivos em geral que tenham conexão com internet.

Aliado a isso, é possível compartilhar a agenda com outras pessoas. Dando um exemplo direto, seu executivo (ou vários deles) pode compartilhar sua agenda contigo. Você facilmente, numa interface super amigável, administra essa agenda com uma série de opções interessantes.

Aquilo que você altera sem sair da sua mesa, seu executivo visualiza imediatamente mesmo que esteja na China… sem nenhum processo adicional.

Um dos grandes diferenciais é que o Google te avisa sobre seus compromissos através de mensagem SMS no celular, além de avisos por e-mail e elegantes popups que pulam se o seu executivo estiver usando a conta do Google dele.

Ou seja, mesmo que ter os compromissos no site, no Outlook, no celular, no iPad e até no e-mail for insuficiente, uma mensagem de celular sempre será vista. É garantia de eficiência! E o melhor… de graça!

Basta cadastrar o celular de seu diretor e agendar os compromissos normalmente. Por exemplo, cadastrando o compromisso “Sr executivo esquecido, não se esqueça de trazer o contrato assinado!” e configurando o sistema para que envie uma mensagem de celular às 7h da manhã, você pode dormir tranquila! O executivo receberá o SMS um pouco antes de sair de casa e você pode tomar seu café da manhã tranquilinha, sabendo que ele não esquecerá (de novo) o contrato assinado em casa.

De forma bem utilizada isso pode até significar uma diminuição das ligações para lembrá-lo de compromissos. É mais tempo pra você fazer coisas importantes e menos tempo gasto com administração de uma coisa tão trivial.

Ficou curiosa e quer experimentar o Google agenda? A melhor parte é quando você vê funcionando! Teste já!!!

1º -> É preciso ter uma conta no Google (serve a do Gmail, do Blogger… até a do Orkut serve!).

2º -> Faça login.   No canto superior esquerdo clique em “Agenda”.

Aham, você já chegou lá.

Para cadastrar um evento é simples: clique sobre a data/horário em que deseja marcar o compromisso e preenchendo algumas poucas informações, já está agendado.

Para configurar detalhes de como você deseja que este evento seja lembrado, você vai em “editar detalhes do evento”. Lá você configura os eventos em que o lembrete será enviado e outros detalhes que podem ser importantes, como o local do compromisso.

Para utilizar o serviço de lembrete por mensagem no celular (SMS) é preciso cadastrá-lo.

1º -> no lado esquerdo, onde aparece seu e-mail de login, tem o item “configurações”. Lá você encontra as opções: geral, agendas e configuração do celular.
É só seguir as instruções super simples e pronto! Pode usar. Detalhe: o número de celular cadastrado é aquele que receberá os SMSs. Portanto, se é a agenda do seu diretor, cadastre o celular dele… ok?

O Google atualmente atende gratuitamente a maior parte das companhias de celular. Se a sua não está aqui, você é muito azarada! Confira a lista:

  • Amazonia Celular
  • Brasil Telecom
  • Claro Nacional
  • CTBC
  • Oi
  • Nextel
  • Sercomtel
  • TIM Brasil
  • Viva Minas
  • Vivo

Para você ter acesso à agenda de outra pessoa, como seu diretor, você deve criar uma para ele, caso ele ainda não possua, e pedir que ele a  compartilhe contigo. Assim, os dois podem acessar/alterar as mesmas informações.

Cadastre-se e faça alguns testes. Após pegar prática, sugira a seu diretor que adotem este novo método.

Agora sim… você pode lembrá-lo de compromissos até enquanto dorme.

Onipresença sim é super. =]

Founder do Super Secretária Executiva, Michele Tesser Pedroso é formada pela UNINTER em Secretariado Executivo Trilingue, desde 2009.





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