Uma das tarefas da secretária é organizar toda a correspondência da empresa, tanto as que chegam quanto as que saem. Parece uma tarefa simples, mas requer bastante atenção.
Separe uns minutos do seu dia para organizar e separar todas as correspondências. Se sua empresa não tem um lugar próprio para elas, providencie um. O melhor é que seja separado um lugar para as correspondências que chegam e outro para as que saem, assim você não corre o risco de misturá-las e acabar perdendo alguma.
Faça uma pré-seleção das correspondências, muitas delas são propagandas desnecessárias. Caso alguma delas seja importante, guarde-a e passe para o setor responsável.
É importante que você separe o que for correspondência de boletos bancários. Estes devem ser encaminhados com urgência para o setor financeiro, afinal, geralmente estes departamentos têm todo um processo para realizar pagamentos e atrasar um deles pode gerar multas e outros incômodos que podem ser evitados.
Se sua empresa for de grande porte, com muitos fluxos de correspondências é importante que você crie um processo de protocolo, assim, você consegue controlar exatamente tudo que entra e sai da empresa.
Este protocolo é simples: podem ser utilizados aqueles cadernos de protocolo onde você anota o destinatário, dia, quem esta mandando e a forma de envio, como por exemplo sedex, carta registrada, transportadora. Outro método é criar uma planilha com estes dados, assim, sempre que alguém precisar de uma informação você encontrará com muita facilidade.
Espero que sigam estas dicas e organizem suas correspondências, ficando ainda mais super!