A sensação de produtividade quando se está trabalhando num ambiente bem organizado é, certamente, muito melhor do que aquela sentida por quem está cumprindo uma tarefa em meio à bagunça, desorganização e pilhas e pilhas de papéis!

Já teve aquela sensação de que o papel que você procurava “estava aqui do lado agorinha”? Ou a régua parecia ter criado pernas, porque você “tinha certeza de que colocou ali”?

Isso é muito comum quando seu espaço de trabalho não está corretamente organizado. Para facilitar sua vida, para que suas tarefas sejam cumpridas melhor e com mais eficiência, e, claro, acabar com aquela sensação de que não se consegue encontrar nada, verifique se os passos a seguir estão sendo cumpridos na organização da sua sala de trabalho:

• Posicione o monitor de seu computador diretamente à sua frente, de modo a dissuadir as pessoas de interromperem o seu trabalho;
• Posicione a sua mesa de forma que você possa ver as pessoas que se aproximam de você, ou da sua sala;

• Se possível, evite deixar cadeiras sobressalentes em volta de sua mesa, para minimizar as distrações e para melhorar a estética;

• Mantenha equipamentos importantes em seu raio de alcance. Telefone, computador, fichário, fax e impressora, por exemplo, devem ser alcançados sem que você precise se deslocar, se você os utiliza com frequência;

• Calendário e relógio deve estar por perto. Utilize uma agenda para marcar tarefas e compromissos;

• Tenha sobre sua mesa, além dos equipamentos importantes, apenas os papéis e documentos necessários à tarefa em que esteja trabalhando no momento. Terminou? Guarde tudo que não for usar;

• Estabeleça um sistema de arquivamento, armazenando periodicamente em outro lugar, de forma organizada, os documentos com os quais você não mais precise trabalhar;

• Mantenha um espaço próprio para as tarefas recebidas, que ainda precisarão ser realizadas, e outro para as que você já concluiu;

• Faça uma tarefa de cada vez. Somente passe para a próxima após ter finalizado a anterior, exceto no caso de atividades urgentes, que ganham preferência;

• Ao receber novas tarefas ou documentos, determine se há urgência nas mesmas. Lide com as emergências imediatamente e coloque no espaço das tarefas recebidas as que não são urgentes;

Limpe sua mesa ao final do dia, anotando todas as informações que serão importantes no dia seguinte, e deixando as anotações à vista. Esse passo é muito importante: basta deixar passar a organização de um dia para criar o caos!

Não esqueça que o seu computador merece tanta organização quanto seu ambiente físico de trabalho, para que você não se perca frente a um emaranhado de arquivos difíceis de distinguir. Por isso, procure organizar direitinho as pastas e arquivos utilizados no seu dia a dia, seguindo essas dicas que a Miche já passou.

Organizar-se não é difícil, mas requer boa vontade e disciplina! É algo que precisa ser mantido, não basta fazer num dia e deixar bagunçado o resto da semana! Lembre-se de que é muito importante passar uma boa impressão não só na aparência pessoal, mas na do ambiente em que se trabalha também!
Organize-se e fique super, secretária executiva!

Professora de Língua Portuguesa e Língua Inglesa, especialista em Língua Portuguesa e Literaturas pela Faculdade Estadual de Filosofia, Ciências e Letras de União da Vitória - PR. Mestre em Estudos de Tradução pela Universidade Federal de Santa Catarina.





email
contabilizando
  1. Karolina Brito says:

    Gostei muiiiiiiito das dicas ! , com toda certeza , trabalhar em um ambiente organizado é mil vezes melhor do que trabalhar em um lugar desorganizado e confuso.

    • Regi says:

      Olá Ana, com certeza, organização é a palavra-chave que define uma secretária eficiente! Se nos organizarmos melhor, poupamos muito do tempo perdido procurando objetos e papéis!
      Beijos e obrigada por visitar o Super Secretária!

Click Here to Leave a Reply

O seu endereço de email não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>