A sensação de produtividade quando se está trabalhando num ambiente bem organizado é, certamente, muito melhor do que aquela sentida por quem está cumprindo uma tarefa em meio à bagunça, desorganização e pilhas e pilhas de papéis!
Já teve aquela sensação de que o papel que você procurava “estava aqui do lado agorinha”? Ou a régua parecia ter criado pernas, porque você “tinha certeza de que colocou ali”?
Isso é muito comum quando seu espaço de trabalho não está corretamente organizado. Para facilitar sua vida, para que suas tarefas sejam cumpridas melhor e com mais eficiência, e, claro, acabar com aquela sensação de que não se consegue encontrar nada, verifique se os passos a seguir estão sendo cumpridos na organização da sua sala de trabalho:
• Se possível, evite deixar cadeiras sobressalentes em volta de sua mesa, para minimizar as distrações e para melhorar a estética;
• Mantenha equipamentos importantes em seu raio de alcance. Telefone, computador, fichário, fax e impressora, por exemplo, devem ser alcançados sem que você precise se deslocar, se você os utiliza com frequência;
• Calendário e relógio deve estar por perto. Utilize uma agenda para marcar tarefas e compromissos;
• Tenha sobre sua mesa, além dos equipamentos importantes, apenas os papéis e documentos necessários à tarefa em que esteja trabalhando no momento. Terminou? Guarde tudo que não for usar;
• Estabeleça um sistema de arquivamento, armazenando periodicamente em outro lugar, de forma organizada, os documentos com os quais você não mais precise trabalhar;
• Mantenha um espaço próprio para as tarefas recebidas, que ainda precisarão ser realizadas, e outro para as que você já concluiu;
• Faça uma tarefa de cada vez. Somente passe para a próxima após ter finalizado a anterior, exceto no caso de atividades urgentes, que ganham preferência;
• Ao receber novas tarefas ou documentos, determine se há urgência nas mesmas. Lide com as emergências imediatamente e coloque no espaço das tarefas recebidas as que não são urgentes;
• Limpe sua mesa ao final do dia, anotando todas as informações que serão importantes no dia seguinte, e deixando as anotações à vista. Esse passo é muito importante: basta deixar passar a organização de um dia para criar o caos!
Não esqueça que o seu computador merece tanta organização quanto seu ambiente físico de trabalho, para que você não se perca frente a um emaranhado de arquivos difíceis de distinguir. Por isso, procure organizar direitinho as pastas e arquivos utilizados no seu dia a dia, seguindo essas dicas que a Miche já passou.