Existe um postulado matemático chamado Princípio de Pareto, segundo o qual 80% dos resultados que conseguimos com qualquer tarefa são obtidos com apenas 20% do esforço empregado. Essa lei se aplica também ao tempo – se você tiver foco no que faz, economizará minutos preciosos que serão revertidos em benefício próprio.
Uma pesquisa realizada pela empresa americana Cohesive Knowledge revelou que 25% do tempo gasto lendo correio eletrônico é perdido. Veja as dicas de Mário Persona, consultor e professor de estratégias de comunicação e marketing, para otimizar seu uso:
Cancele a assinatura de boletins que não interessam mais.
· Identifique pelo título e delete o que é bobagem como correntes e propaganda.
· Não cheque as mensagens a cada cinco minutos. A menos que esteja esperando algo importante, acesse sua conta de e-mails três ou quatro vezes por dia.
· Passe os olhos por palavras-chave antes de se dedicar à leitura mais cuidadosa da mensagem. Se o assunto não agregar valor algum, delete.
· Se encontrar algo na web, mande um e-mail para você mesma com o link para ler depois.
· Não abra arquivo anexado, a menos que esteja esperando por ele ou seja algo importante vindo de alguém que conheça. Fotos, apresentações e programas executáveis roubam muito do tempo e trazem vírus.
· Use etiquetas de prioridade. Os programas de e-mails permitem classificá-los por ordem de prioridade, assunto ou grau de valor. Assim, após verificar toda a correspondência, é mais fácil voltar rapidamente àquelas que exigem providências urgentes.
· Instale filtros para jogar na lixeira o que não interessa. Esse filtro pode ser por remetente ou por palavra-chave.
· Crie uma pasta com mensagens para ler depois. Para lá vão os artigos cuja leitura atrapalharia o que está fazendo no momento.
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