A secretária executiva é um dos profissionais mais completos. Durante sua formação tem um grande leque de matérias como contabilidade, administração, marketing, gestão de pessoas entre outras. Com isso, após a sua formação, tem várias opções de área a seguir e se aperfeiçoar.
Em empresas pequenas as secretárias costumam fazer um pouco de tudo. Recepcionar clientes e fornecedores, selecionar candidatos para vagas de emprego, cuidar do arquivo e até mesmo da parte financeira da empresa. É uma ótima escola, tenha certeza disso!
Uma secretária, por exemplo, da diretoria financeira, vai trabalhar mais diretamente com números, lançamentos, controles, uma de marketing mais direcionada a esse assunto. A rotina de atividades muda conforme a área que atua.
A secretária geralmente conhece quase tudo das empresas. Sabe o que cada setor faz, quais são as pessoas responsáveis por determinado assunto e com isso, lógico, consegue manter a “ordem” do escritório.
A contabilidade esta presente neste profissional quase que em tudo, por exemplo, quando precisa passar um relatório dos gastos de material de expediente, um relatório de compras de passagens, etc. São coisas simples, mas que precisam ser contabilizadas.
Contratos como locação de imóvel, empréstimos, prestação de serviços, convênios, recibos dos mais diversos possíveis, notas fiscais de entrada e saída de produtos, boletos, todos eles passam pela mão de secretária, e se ela for responsável por arquivar, deve criar uma pasta e guardá-los corretamente.
A secretária também precisa realizar cotações de produtos, e após receber os orçamentos é preciso contabilizar para fechar a compra com o menor valor.
A contabilidade é ciência que estuda e controla um patrimônio, seja ele da empresa ou seu próprio patrimônio. Ou seja, organizar todos os documentos que usamos para acompanhar as receitas e despesas do local que trabalha e seus próprios gastos.
É importante também saber ler um balanço patrimonial, algumas secretárias são responsáveis por enviar esse tipo de documento a bancos, fornecedores e clientes e ter uma noção disso é fundamental caso alguém venha a ter dúvidas e seja necessário ajudar.
Enfim, a relação da contabilidade com as secretárias esta diretamente ligada, através de recebimento, arquivamento, pagamento, relatórios, etc…
Aquele simples processo que você faz com suas próprias contas de receber, lançar em uma planilha de gastos, pagar e arquivar é contabilizar secretárias!
E antes de terminar o post quero agradecer a Eduarda que nos pediu uma ajudinha em um trabalho da faculdade e com isso surgiu a ideia desse post. Obrigada Duda!!
E você também fique a vontade para sugerir conteúdos!
Boa semana de trabalho secretárias!!
