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Cuidar para que o pessoal e profissional não se misture é uma das tarefas mais complicadas para uma secretária executiva. Por ser, muitas vezes, a pessoa que mais tempo passa com seu chefe, até mais do que com a própria família, sua função acaba muitas vezes sendo desviada, principalmente, em pequenas e médias empresas, onde a profissional é orientada a praticar rotinas de recepção e copa. Esse comportamento contraria o atual modelo de profissional.
Do clássico estereótipo, marca registrada das secretárias durante muitos anos, restaram apenas raras e abomináveis piadas sem graça. O mundo moderno se rendeu, finalmente, ao poder dos profissionais da área de Secretariado Executivo, que se tornam funcionários cada vez mais importantes para as empresas de todos os setores. Entretanto, para algumas delas, o trabalho ainda é confundido e há muito desvio de função. Conforme explica a secretária executiva e consultora organizacional, Márcia Araújo, hoje a secretária é responsável pela gestão do ambiente organizacional através de práticas que exigem conhecimentos em diferentes áreas, como técnicas de administração, desenvolvimento organizacional, economia e contabilidade, informações que vão muito além do domínio de algum idioma e de técnicas de informática. No entanto, Márcia observa que ainda perdura uma certa desinformação por parte dos executivos, sobretudo de pequenas e médias empresas, fazendo com que as secretárias ainda sejam vistas como antigamente.
Há alguns anos elas eram simples serventes: datilografavam, serviam o café. “A profissional deveria ser servil, sem criatividade e sem nenhum poder de decisão. Ter uma secretária era sinal de status, todo grande gerente tinha uma. Desta forma, qualquer pessoa que soubesse atender ao telefone virava secretária. Era uma peça decorativa, como o cartão de visitas da empresa. Infelizmente esse quadro ainda se repete até hoje”, conta a consultora.
“O aprimoramento da capacitação da profissional não aconteceu por acaso, pois acompanhou mudanças socioeconômicas, como a abertura dos mercados e a internacionalização das empresas. É visível que, desde a década de 80, mesmo empresas de menor porte, passaram por elas, marcadas pelo advento das tecnologias e pela mudança no perfil gerencial dos negócios. Mesmo assim, em algumas empresas é possível perceber uma conduta equivocada”, sublinha.

Para reverter esse quadro, é importante em primeiro lugar, a definição e o respeito dos papéis dos funcionários. Há dois caminhos para isso, detalha a consultora. “Um deles é a mudança de postura do superior, no tratamento e na atribuição de funções para a profissional que o auxilia”. O outro é que a secretária deve delegar os pedidos do superior para os profissionais responsáveis por cumpri-los.
“O importante é a secretária ter respostas para as questões que se apresentam no dia-a-dia e prezar pelo bom andamento das atividades que lhe foram designadas. Além disso, outros requisitos são essenciais, como uma dose extra de diplomacia para saber lidar com os demais funcionários, com a clientela da empresa e é claro, com próprio chefe”, assinala Márcia.

ÁREAS DE ATUAÇÃO

A profissional pode trabalhar como assessora autônoma, auxiliando executivos e empresas a organizar eventos como feiras, seminários e palestras. Outra vertente de seu trabalho é a tradução de documentos e a interpretação simultânea, por isso as secretárias costumam ser bilíngües e trilíngues. Como secretária executiva, organiza os compromissos de seu chefe, atende clientes e fornecedores, mantém contato com outros setores da empresa, participa de reuniões, cuida da correspondência, entre outras.

Fonte: Márcia Moreira Araújo – secretária executiva e consultora organizacional e Empregos.com.br
Por: Roner Anderson do www.blogdoroner.com.br

Founder do Super Secretária Executiva, Michele Tesser Pedroso é formada pela UNINTER em Secretariado Executivo Trilingue, desde 2009.





  1. Simone Roos says:

    Cara Michele:

    Descobri o blog há uma semana e estou maravilhada! Estava justamente pensando neste tema já abordado por vcs… you must be a mind reader!

    Parabéns mais uma vez!

    abraços
    Simone

  2. Elza says:

    Olá. Estou começando minha monografia e após ler este artigo resolvi mudar meu tema para falar justamente sobre o desvio de função que norteia o profissional secretário executivo .. Tem alguma dica ou material bacana de pesquisa? Pois sem dúvida vou usar muito este post. Parabéns e desde já agradeço.

    • Michele says:

      Olá Elza,
      Aqui no blog já falamos sobre isso, sobre secretárias que exercem outras funções que não de secretária, dá uma olhadinha que pode te ajudar e muito.
      Se precisar de qualquer coisa para seu trabalho, pode contar com toda a equipe do SSE, teremos o maior prazer em lhe ajudar no que for possível.
      Arrase no projeto e depois nos conte como foi.
      Super beijo e um ótimo feriado! ;)

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