Recepcionar, atender e apresentar é uma arte!

Quem pensa que este assunto só interessa às recepcionistas, engana-se! Trabalhando nesta função ou não, a secretária deve estar sempre atenta à maneira como atende às pessoas. Isto vale também para os profissionais das demais áreas, afinal, recepcionar é um ato que fazemos diariamente, profissionalmente ou em nossa vida social, em nossa casa, em um evento… Recepcionamos clientes, amigos, superiores, subordinados, parentes…Enfim, não é apenas função de recepcionista nem está limitado à empresa. E a secretária executiva deve ser elegante não só no ambiente de trabalho, mas em todos os aspectos de sua vida! Por isso, é importante que saiba como agir adequadamente em tais situações.

Quando se trata de recepção profissional – ou seja, no ambiente de trabalho, escritório ou em um evento – é importante saber:

Primeiramente, a recepção não é somente o lugar por onde passam as pessoas, mas sim o primeiro contato do cliente com a empresa que procurou, independente do motivo que o tenha trazido até ali. Para receber bem, procure sempre agir com carinho, mas sem exageros! Beijinhos e os típicos “tapinhas nas costas” (frequentes entre os homens) são dispensáveis.

Outro fator muito importante é a conversa a se manter com o cliente em questão. Já falamos sobre as questões de como comportar-se durante uma conversa para manter a etiqueta e postura. Mas nunca é demais relembrar, pois podemos identificar o grau cultural e intelectual de uma pessoa pela maneira como ela conversa e se expressa, e nosso objetivo é passar uma boa imagem, e não o contrário. Conversar com pessoas inteligentes e que saibam se expressar é indiscutivelmente agradável, e a postura durante uma conversa certamente irá torná-la mais interessante. Portanto, tenha alguns cuidados para poder manter um grau inteligente e adequado de conversa:

• Leia sempre jornais e revistas. Atualize-se!

• Não exalte o valor próprio;

• Não faça fofocas;

•Não faça consultas com profissionais liberais fora de seus consultórios ou escritórios;

• Não fale demais. Saiba ouvir e com certeza aprenderá mais;

• Fale pausadamente e num tom agradável. Há pessoas que ao falarem não percebem, mas costumam falar alto demais quando se expressam verbalmente. Se você tem esse problema, eduque-se.

No trabalho ou fora dele, pense antes de falar, escolhendo as palavras pausadamente e corretamente. Perceba o ambiente e com quem você está falando. Mas também não prenda a voz como se estivesse cochichando, atinja um tom que se faça entender. Se precisar interromper uma conversa, peça licença educadamente. Nunca deixe a outra pessoa falando sozinha!

Não esqueça de que a conversa é feita de um diálogo e não um monólogo. Por isso, respeite a vez dos outros: espere a pessoa concluir o raciocínio, depois faça o seu. Não fiquei cutucando a pessoa com que conversa, isso sim é um gesto deselegante. Quem fala demais acaba tornando-se chato demais, por isso, fale, mas deixe que a outra (ou outras) pessoas falem também.

Procure olhar sempre diretamente para a pessoa com quem você conversa, pois essa atitude demonstra interesse com quem conversamos e ao mesmo tempo segurança.

Já aconteceu de esquecer o nome do cliente ou da pessoa com quem está conversando? Ao invés de ficar “enrolando” a pessoa para evitar de chamá-la pelo nome, peça desculpas e pergunte em tom gentil qual é o nome dele (a).

Para quem já sabe, espero que tenha sido útil para poder refletir novamente ou mesmo corrigir aquelas pequenas falhas que muitas vezes insistimos em cometer. Continue esbanjando elegância e etiqueta em todos os sentidos, super secretária!

Professora de Língua Portuguesa e Língua Inglesa, especialista em Língua Portuguesa e Literaturas pela Faculdade Estadual de Filosofia, Ciências e Letras de União da Vitória - PR. Mestre em Estudos de Tradução pela Universidade Federal de Santa Catarina.





relacionamento interpessoal
  1. ANA says:

    Olá,
    Vim aqui desejar Parabéns para a equipe do Super Secretária Executiva!!
    Vou participar de um concurso para Secretária, e infelizmente, apesar de já ser formada em Secretariado Executivo, não tive todas as disciplinas específicas da área, e agora que estava atrás de material para estudo, vi o quanto ainda estamos atrasados!!
    O site de vocês já me ajudou bastante, é uma das poucas fontes de leitura da área de secretariado.

    Um abraço pra vocês que são SUPER!!

    • Regi says:

      Olá Ana! Obrigada, ficamos muito contentes em poder contribuir com as necessidades de estudo de nossas leitoras! Realmente, mesmo cursando uma faculdade, sempre sentimos falta de um aprofundamento maior em determinadas áreas. Esperamos poder auxiliar as super secretárias a manterem-se atualizadas!

      Um abraço e boa sorte no seu concurso!

  2. Nattália Gomez says:

    Olá
    Vim aqui desejar Parabéns para a equipe do Super Secretária Executiva!!
    Eu tenho 17 anos,e já estudo na internet,leio livros e assisto até filmes!
    Quero muito ser uma secretária executiva e estou me esforçando desde já!
    Muito obrigado pelas dicas. Desejo a Vocês Tudo de Bom!
    Um Grande Abraço !
    Vocês São mesmo uma Super Equipe!!!

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