Uma das tarefas mais contraproducentes da rotina secretarial é a de digitalizar cartões de visita. Se você secretaria um executivo muito requisitado, sabe bem do que estou falando. Geralmente fica com a secretária a tarefa de passar os dados de contato dos cartões de visitas para o Outlook, celular, agenda eletrônica, etc.
No escritório onde trabalho, a quantidade de cartões de visita recebidos parece infinita! E quando eu penso que nossos executivos já receberam todos os cartões possíveis, chega mais uma porçãozinha na minha mesa.
A situação piora na volta de eventos, congressos, etc, quando o executivo faz uma série de novos contatos e volta com um monte de cartões de visitas a ser digitalizado. Aí, prepare-se, super secretária! Lá se vão suas horas gastas num trabalho EXTREMAMENTE CHAAAATO (mas necessário).
Você já deve ter perdido muitas horas nesse tipo de tarefa… muitas! Eu também. Até conhecer o CardScan!
O CardScan é um scanner de cartões de visita; muito inteligente; impressionante =]
Você coloca o cartão no scanner; ele digitaliza todas as informações e preenche automaticamente os dados no programa que o acompanha, que é parecido com uma agenda de contatos.
O que era uma tarefa que exigia muito tempo, agora é instantâneo. Em poucos minutos você digitaliza uma pilha de cartões, de maneira segura e prática.
Veja:
* Primeiro: colocar no scanner o cartão com as informações viradas para baixo.
* Segundo: clicar em “process“.
* Terceiro: ele processa as informações sozinho.
*Quarto: você confere as informações e pronto, os dados estão todos lá!
Ao final você consegue exportar todos os contatos para a agenda que você utiliza, como o Outlook, por exemplo.
Super inteligente, super rápido e super prático!
Agendas integradas
Um valor agregado que me chamou bastante atenção, é que você pode copiar os contatos para quem precisar! Você e seu diretor podem ter os mesmos contatos na agenda muito facilmente, bastando importar os contatos nas duas agendas! Isso facilita bastante o trabalho de manter as agendas atualizadas.
Custo
Afirmo que, do ponto de vista da secretária, foi um dos melhores investimentos que a empresa fez, porque ganho muito tempo útil e o custo do scanner fica na casa de R$200, que você encontra a venda aqui.
Esse que eu uso é de um modelo mais simples, mas existem versões mais completas (e mais caras também), com mais funções: digitaliza até 16 cartões por minuto, expansível para vários usuários, etc.
Mas mesmo o modelo mais simples já fez uma diferença fundamental para minha vida no escritório! =]
Agenda sempre atualiza e seus contatos todos na mão. É ou não é super?!
