cartao

Uma das tarefas mais contraproducentes da rotina secretarial é a de digitalizar cartões de visita. Se você secretaria um executivo muito requisitado, sabe bem do que estou falando. Geralmente fica com a secretária a tarefa de passar os dados de contato dos cartões de visitas para o Outlook, celular, agenda eletrônica, etc.

No escritório onde trabalho, a quantidade de cartões de visita recebidos parece infinita! E quando eu penso que nossos executivos já receberam todos os cartões possíveis, chega mais uma porçãozinha na minha mesa.

A situação piora na volta de eventos, congressos, etc, quando o executivo faz uma série de novos contatos e volta com um monte de cartões de visitas a ser digitalizado. Aí, prepare-se, super secretária! Lá se vão suas horas gastas num trabalho EXTREMAMENTE CHAAAATO (mas necessário).

Você já deve ter perdido muitas horas nesse tipo de tarefa… muitas! Eu também. Até conhecer o CardScan!

O CardScan é um scanner de cartões de visita; muito inteligente; impressionante =]

Você coloca o cartão no scanner; ele digitaliza todas as informações e preenche automaticamente os dados no programa que o acompanha, que é parecido com uma agenda de contatos.

O que era uma tarefa que exigia muito tempo, agora é instantâneo. Em poucos minutos você digitaliza uma pilha de cartões, de maneira segura e prática.

Veja:

* Primeiro: colocar no scanner o cartão com as informações viradas para baixo.

* Segundo: clicar em “process“.

* Terceiro: ele processa as informações sozinho.

*Quarto: você confere as informações e pronto, os dados estão todos lá!

Ao final você consegue exportar todos os contatos para a agenda que você utiliza, como o Outlook, por exemplo.

Super inteligente, super rápido e super prático!

Agendas integradas

Um valor agregado que me chamou bastante atenção, é que você pode copiar os contatos para quem precisar! Você e seu diretor podem ter os mesmos contatos na agenda muito facilmente, bastando importar os contatos nas duas agendas! Isso facilita bastante o trabalho de manter as agendas atualizadas.

Custo

Afirmo que, do ponto de vista da secretária, foi um dos melhores investimentos que a empresa fez, porque ganho muito tempo útil e o custo do scanner fica na casa de R$200, que você encontra a venda aqui.

Esse que eu uso é de um modelo mais simples, mas existem versões mais completas (e mais caras também), com mais funções: digitaliza até 16 cartões por minuto, expansível para vários usuários, etc.

Mas mesmo o modelo mais simples já fez uma diferença fundamental para minha vida no escritório! =]

Agenda sempre atualiza e seus contatos todos na mão. É ou não é super?!

Founder do Super Secretária Executiva, Michele Tesser Pedroso é formada pela UNINTER em Secretariado Executivo Trilingue, desde 2009.





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  1. Fernando Andrade says:

    Gosto muito de escrever, meu trabalho é falar sobre PESSOAS e TECNOLOGIA, e por isso comemoro muito quando vejo um texto TÃO BEM ESCRITO como este sobre o CardScan. Parabéns, Michele! Não bastasse a explicação ser muito clara, ainda encontramos as ilustrações que facilitam ainda mais a compreensão. Dá gosto ler textos assim! De novo, PARABÉNS, Michele!

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