pdf

O PDF tem muitas vantagens sobre outros tipos de arquivo. Para editores de texto, por exemplo, há quem use o “novíssimo” Word 2007, quem use versões anteriores e quem use versões gratuitas como o openOffice. O problema é que os arquivos gerados por um deles nem sempre são abertos pelo outro! Se você nunca teve problemas desse tipo, é provável que alguém já teve problema com os arquivos que você gerou!

Pior ainda quando você usa um software que não é tão comum…

Tudo isso se resolve se você utilizar arquivos PDF, que podem ser abertos em qualquer computador. A única restrição é que a pessoa que recebe esses documentos não poderá alterar o conteúdo dele… pois o arquivo é “fechado” (mas isso pode até ser uma vantagem para quando você quer ter certeza que o conteúdo não será alterado, em contratos, por exemplo).

Saber manipular PDFs também pode ser importante para quando você precisa imprimir algo, um boleto gerado em uma compra na internet, por exemplo, mas não pode ou não quer usar a impressora naquele momento! Se você salvar como PDF poderá imprimir em outro momento, quando achar conveniente.

Tudo isso é muito simples, vamos lá ao passo a passo:

Você pode instalar em seu computador uma “impressora de PDF” (que ao invés de imprimir, salva o PDF em sua máquina) ou, mais simples do que isso, usar o um serviço online, que converte imediatamente seu documento, sem precisar instalar nada, e até enviá-lo automaticamente para um determinado e-mail.

Conversão online

Para converter online, acesse http://www.freepdfconvert.com e, conforme mostrado na imagem abaixo, selecione o arquivo que você deseja converter (nem todos os formatos são aceitos). Clique no botão Convert your file e aguarde o processamento. Para baixar o PDF, clique em Download Your File.

Explore um pouco mais esse site… você aprenderá coisas interessantes, como converter a partir de um endereço da internet (URL) e enviar o arquivo por e-mail a partir desta mesma tela.

Impressora PDF

Converter online é muito prático para quem só faz isso casualmente. Para quem utiliza muito PDF, a melhor opção é instalar uma impressora PDF. Existem muitas delas no mercado; algumas até gratuítas. No nosso exemplo usaremos a PDF995 que pode ser baixada em http://www.software995.net/bin/pdf995s.exe .

Após instalado, vamos testar nossa impressora de PDF!

Ele pode ser usado em qualquer software que tenha a opção de impressão… mas para o exemplo utilizarei o Word. Abra um arquivo qualquer, cá até o menu arquivo –> Imprimir.

Selecione a impressora de PDF e pronto. Aparecerá uma nova janela pedindo que você salve seu documento em PDF.

Pronto! Seu arquivo já foi salvo em PDF. Olha como ficou:

Super simples, não é mesmo?

Bom proveito, super secretárias!

Founder do Super Secretária Executiva, Michele Tesser Pedroso é formada pela UNINTER em Secretariado Executivo Trilingue, desde 2009.





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