google-docs

Essa é mais uma ferramenta excelente do Google que pode ser facilmente utilizada por nós, secretárias. Depois de conhecê-la, seu trabalho fatalmente será mais super!

Formulários fazem parte da rotina de uma secretária. Cadastros que precisam ser preenchidos, pesquisas, sorteios (sim, alguns deles que você vê em blogs são feitos com essa ferramenta) e diversas outras coisas…

Sabe aquela terrível pesquisa de campo para o TCC? Aquela que te faz ir nas salas de aula aplicar questionários? Gastar com papel e xerox? Contabilizar todos os dados? Esqueça! Uma super secretária executiva não vai mais precisar passar por isso, acredite! :D

Quer um feedback sobre uma apresentação, uma palestra? É possível fazer através desse formulário com o Google Docs.

Sem mais mistérios, vamos lá:

– Criando o formulário:

  1. É preciso ter uma conta no Google;
  2. Acesse o Google Docs e vá em “criar novo – formulário”;
  3. Uma nova janela se abrirá; nela você vai começar a definir seu formulário.

– Elaborando as perguntas:

  1. Para criar as perguntas, você deve escrever no campo onde diz: “título da pergunta 1”;
  2. O “texto de ajuda” serve como texto de apoio para a pergunta. Por exemplo, na pergunta  “Qual a renda familiar?”, você colocaria “Soma total de todas as rendas da família”.
  3. “Tipo da pergunta”. Neste campo, você deve selecionar se é múltipla escolha, escolha de uma lista, texto, frase…
  • Texto: é mais adequado quando a resposta for somente uma frase.
  • Texto do parágrafo: quando a resposta é grande, mais de uma frase, um parágrafo. Exige um espaço maior do que simplesmente uma frase.
  • Múltipla escolha: essa é indicada quando você deseja saber, por exemplo, somente se é sim ou não.
  • Caixas de seleção: este o pesquisador dará as opções de resposta e o entrevistado escolherá as respostas que mais se encaixam no seu perfil.
  • Escolha de uma lista: este você fornecerá as opções para o entrevistado, a diferença é a forma que ele aparecerá, através de uma lista.
  • Escala: este tipo de pergunta é quando seu entrevistado precisa avaliar determinado item, uma nota de 5 a 10, por exemplo.
  • Grade: este você vai fornecer vários itens que precisam ser avaliados. A diferença com a escala é que nesse você pode acrescentar mais opções: por exemplo: em uma pergunta: Qual a nota em relação as matérias a seguir, avalie de 5 a 10… e você coloca as matérias de qual deseja saber a opinião do entrevistado.

4. Para incluir uma nova pergunta, clique em “adicionar item” – e o tipo de pergunta que deseja.

Após ter feito esse processo, você precisa fazer a mensagem de confirmação. Aquela que seu entrevistado vai ver quando concluir o formulário.

– Personalizando mensagem de confirmação:

Após terminar suas perguntas, personalize uma mensagem de confirmação e agradeça a participação da pessoa.

  1. Clique em “mais ações – editar confirmação”.

– Enviando seu questionário:

Você preparou todo o seu questionário e agora quer enviar para seus contatos.

Você tem várias opções: enviar via e-mail, colocar em algum site ou até mesmo publicar no blog, como fizemos aqui.

  1. Por e-mail: clique em “enviar esse formulário por e-mail”. Coloque os e-mails para qual deseja enviar, verifique se o seu e-mail esta correto, o assunto, se o campo “incluir formulário no e-mail” esta selecionado e pronto, seu questionário já foi enviado! Agora só esperar pelas respostas.
  2. Site e blog: nestes casos você deve ir em “mais ações – incorporar”. Uma nova janela vai abrir com um link que você deve colar no site ou blog, no lugar que deseja que o formulário apareça, como o que foi feito no final deste post. Prontinho, simples assim!

Envio por e-mail

Site e Blog

Agora vem o melhor: sabe o trabalhão que dá depois que chegam todas as respostas, de todo mundo, pra catalogar, arrumar, tabelar, etc? Isso é coisa do passado! O Google, esse lindo, faz praticamente tudo sozinho!

Ele vai gerar uma planilha (compatível com o Excel) e os gráficos. Você só vai precisar analisar as respostas. Fácil, fácil que parece mentira… mas não é.

Está achando que fica ruim? Pois veja com seus próprios olhos respondendo esse formulário abaixo e clique aqui para ver o resultado final!

Além de muito prático, economizamos papel. O meio ambiente agradece! Super secretária executiva também tem que ser paperless, né?

Antes do fim do post, tenho que agradecer à Nathalie Fidelis, super secretária leitora aqui do blog, que gentilmente me forneceu seu questionário como exemplo. Ela está usando estas respostas em um trabalho acadêmico… portanto, não esqueça de responder ao questionário para ajudá-la, ok?

Aproveitando o momento, agradeço também a você, Google, seu lindo, porque nunca é demais. Demais aqui é só você.

Bem, super secretária… agora você tem uma ferramenta excelente nas mãos! Como você vai usar, depende de você. Mas as possibilidades são inúmeras… tem gente usando para pesquisa, sorteio, cadastro, professores que fazem provas a distância… se você for boa em fórmulas do Excel, pode até montar um sisteminha com resultados e gráficos gerados em tempo real.

Mãos a obra! =]

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Founder do Super Secretária Executiva, Michele Tesser Pedroso é formada pela UNINTER em Secretariado Executivo Trilingue, desde 2009.





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  1. Nathalie Fidelis says:

    Oi Michele!!!!
    Que lindo ficou o formulário!!! Quanta gente que respondeu!! Vou mostrar pra todo mundo!!!!!Que SUPER!!! Agradeço, Michele, pelo carinho e atenção… fiquei até boba agora… :)
    Eu queria dizer que tirei nota máxima na apresentação! Com a sua ajuda tudo deu certo, consegui chamar atenção da turma e mostrei um trabalho diferente e atual, e ainda divulguei o blog pra toda a turma!! Ficou lindo, você tinha que estar aqui pra ver! À propósito, está convidada para conhecer o campi da UFV de Viçosa-MG. Aqui é tudo bem bonito, não sei se já ouviu falar…
    E também adorei o formulário do Google doc, eu já tinha visto, mas não sabia mexer, com a sua explicação já comecei a montar um novo formulário para meus amigos me avaliarem na próxima apresentação. E já tenho uma dúvida!!Se por acaso não der tempo de eu terminar o formulário e eu quiser terminá-lo depois, como faço pra abrir a página para edição? Quando eu abro o formulário já aparece a planilha de resultados…e não encontro um botão Edit!!!
    Nossa! Que comentário gigante!rsrsr
    Um Super beijo pra você e pra todos que são fãs deste superblog!!!

    • Michele says:

      Olá Nathalie,

      Viu só?! Ficou muito bom mesmo!!! Eu que agradeço a sua gentileza de me deixar usar o seu questionário :D
      Fico muito feliz que tenha ido bem no trabalho, eu tinha certeza que você ia arrasar!
      Muito obrigada pelo convite, adoraria conhecer… quem sabe surge uma oportunidade futuramente, não é mesmo?

      Então, sobre sua dúvida para editar o formulário, você deve editar na planilha mesmo, vai em “inserir – formulário”. Aí vai abrir o formulário para você editar.
      É meio estranho, mais é assim mesmo! Se tiver dúvidas já sabe, estou aqui para ajudar!

      Ahhh sua querida, grande beijo pra você também!! :D

    • Michele says:

      Isso mesmo, obrigada a todos que participaram respondendo o questionário!

      Fico muito feliz em ver a participação dos leitores…

      E já sabem… fiquem a vontade para sugerir conteúdos e tirar dúvidas sempre que surgirem, ok?

      Grande beijo! ;)

  2. Thiago Humble says:

    Olá Michele tudo bem?
    Ótimo, olhar para seu site e mostrar as maravilhas que o Google nos trás e totalmente gratuito. Já estou fazendo um artigo em meu site falando sobre o formulário do Google e direcionando para seu tutorial.

    Valeu, pela sua dedicação em nos mostrar várias qualidades que o Google Drive tem.

    Thiago Humble
    infoprod.wordpress.com

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