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Comece encarando o Mindmap como um documento equivalente a uma ata; um registro sistêmico de coisas relacionadas.

Mas é muito mais que isso. É isso, só que muito mais legal, com muito menos trabalho e com um resultado incomparavelmente superior. Em tradução literal, mindmap significa mapa mental. Tem esse nome porque, segundo o criador desse sistema (o escrito inglês, Tony Buzan), a forma como os mindmaps são montados é muito mais familiar ao nosso cérebro do que os relatórios que estamos acostumadas a criar, em formato texto. sse-mindmap Pura verdade. Tony Buzan sabe das coisas. =]

Por que funciona?

O método de Tony abusa de mnemônicos, que são como atalhos que usamos para lembrar de coisas. Quando você olha os ossinhos da mão para saber se um mês tem 31 dias ou não, está usando um mnemônico. É o tipo de atalho que toma um mindmap. ;)

Além disso, você elabora um mapa mental de forma estruturada, com sub-divisões; é incomparavelmente melhor do que uma página de texto corrido, em que você lê primeiro e monta a estrutura depois.

Boa parte do sucesso do mindmap se apóia no fato de que, sim, todo ser humano é criativo; só precisa só de um empurrãozinho. Por isso, em um mindmap você anota apenas o necessário. Como se faz ao preparar um discurso: você não leva o discurso escrito para ser lido em frente ao público; você faz notas, escreve tópicos.Por fim, um bom mapa mental deve captar pensamentos que surgirem durante o processo.  No fim, tudo se encaixa e contribui para o resultado.

Organizando a confusão.

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Como fazer?

Parta de um ponto central, um tema. Pode ser uma pergunta, uma ideia, um problema a ser resolvido…

A partir daí, não prenda muito. Deixe a discussão rolar livremente, como se fosse um braintorming! Apenas vá anotando as coisas de forma estruturada, hierarquica.

Ao contrário do que acontece quando você está fazendo a ata de uma reunião, procure relaxar durante a elaboração do mindmap! O modelo do mindmap é auto-suficiente quanto a organização. Mapas geralmente ficam agradáveis por si só.

Um mapa muito grande, fruto de uma reunião muito “tempestuosa”, não demanda mais do que uma rápida revisão para reagrupar algumas ideias e excluir um pouco da eventual poluição visual.

Procure utilizar imagens (ícones) nos tópicos mais importantes. O fato é que nosso cérebro está muito acostumado a padrões visuais. Não lute contra isso; use a seu favor. Se um ícone de cifrão vai ajudar a entender os pontos do mindmap que envolvem dinheiro, considere usar um ícone de cifrão. Facilita muito a leitura e a compreensão. =]

Usar cores diferentes para separar grupos de ideias, também é uma ideia que pode facilitar a leitura. Só tome o cuidado de não exagerar! Um mindmap com as coisas separadas demais, é o mesmo que um mindmap com um monte de coisas que não foram separadas. Fica confuso.

Modo apresentação

Alguns softwares para mindmap oferecem a opção de gerar uma apresentação a partir do seu mapa criado. Isso quer dizer que você vai poupar seu rico e precioso tempo, até então gasto em frente ao Power Point, para fazer coisa melhor! =] Você não precisa transformar sua ata de reunião em apresentação. Um bom software de mindmap fará isso por você.

Softwares.

Mindmup
https://www.mindmup.com/

Você não precisa baixar nada para usar o Mindmup, o que já é uma vantagem! Mas pode salvar seus mapas no seu Google Drive, em seu próprio computador ou utilizar o armazenamento Gold da Mindmup, que é a única opção paga do software. As opções exportação e compartilhamento dos mapas são as maiores vantagens. É um software muito fácil de usar, mas não tem uma biblioteca de ícones embutida. Os mapas não são tão bonitos.

Mind42
http://mind42.com/

Mind42 é um excelente software para mindmaps. É gratuito, mas exige que você se cadastre no site para começar a usar. Possui uma biblioteca razoável de ícones. Permite que você utilize seus próprios ícones, desde que eles estejam publicados na internet. Não permite que você use ícones que estejam no seu computador. É fácil de utilizar. Permite que você crie links com outros mindmaps, o que é bastante útil. Não tem opções de export e compartilhamento excepcionais, mas cobrem as necessidades básicas. O minmap gerado com o Mind42 é meio quadradão. Super clean e funcional, mas não tão bonito.

Mindomo
https://www.mindomo.com/

Mindomo é MUITO bom. Possui uma versão gratuita, mas para usar todas as suas funcionalidades, o software é pago. E não é tão barato assim… Possui templates, excelentes opções de modo colaborativo (criar mindmaps com outras pessoas, trabalhando simultaneamente), biblioteca de ícones, opções de apresentação, boas opções de compartilhamento e opções de export realmente boas! Muito fácil de usar, gera mapas bastante bonitos. Um dos melhores do mercado, principalmente para quem pensa em construir mindmaps em equipe.

MindMeister
http://www.mindmeister.com/pt

Um clássico. MindMeister tem versão em português, é super tradicional e completo. Tem, dentre seus clientes, marcas de peso como Philips, Oracle e CNN. A versão gratuita possui várias limitações. A principal, é a quantidade de mapas que você pode ter: 3. Mas nada impede que você exclua um mapa antigo, para criar um novo mapa. Coleção de ícones incrível! O mapa sempre fica bonito. É super fácil e gostoso de usar. Você ainda pode, depois de gerar o mapa, usar o software para criar uma excelente apresentação. Sem dúvida nenhuma, é o melhor do mercado. Porém, perde para o Mindomo em opções de criação em modo colaborativo.

Existem boas alternativas offline, que você precisa baixar para usar. Duas boas alternativas são o Mindjet Mindmanager e o OmniGraffle.

Quando não usar.

Apesar de serem tão legais, mindmaps não são a resposta para a vida! Tão importante quanto saber como usar um mindmap, é saber quando não utilizá-lo. Um mindmap pode ser um inconveniente quando você precisa das coisas milimetricamente registradas. Não seria funcional, por exemplo, ter um boletim de ocorrência feito com mindmap. É um tipo de situação em que a riqueza de detalhes e o formato mais sistêmico são pontos dos quais não se pode abrir mão. Situações em que você precisa da assinatura de alguém para validar o documento, são casos em que uma ata convencional pode ser mais viável. Um mindmap pode deixar os responsáveis inseguros, por causa do seu formato menos formal.

Vamos tentar!? =]

Escolha seu software favorito. Se ainda está indecisa, sugiro tentar com o MindMeister. Faça um exercício rápido:

  1. Monte um mindmap cujo ponto de partida seja a sua rotina.
  2. No segundo nível, coloque suas principais atividades diárias; exemplo: checar e-mails, conferir agenda e consultar posição bancária.
  3. No terceiro nível, coloque os tipos de requisitos para cada tarefa.
  4. No quarto nível, especifique os requisitos.
  5. Agora clique no botão de apresentação (fica no canto inferior-esquerdo) e teste .

Pronto! Você montou um mindmap sobre sua rotina em minutos. Isso equivale a:

  • Pauta;
  • Ata;
  • Relatório;
  • Apresentação em slides.

Tudo isso de uma vez só, de maneira extremamente profissional.

Agora você pode pensar duas vezes antes de criar uma ata tradicional. As possibilidades são infinitas! =]

Bons mapas para você, super secretária! o/

Rafael Kretzer Pedroso é gerente de projetos de TI, com especialização em metodologias ágeis, e presta serviços de consultoria relacionada a TI e planejamento web.





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