Telefonista2

Para nós, secretárias, atender uma ligação da maneira correta é essencial mesmo naqueles dias em que o telefone insiste em não parar de tocar. O cansaço não é desculpa!

Temos dicas super para ajuda você nesta tarefa:

– antes de realizar a ligação, pergunte a si mesmo: tenho em mão todas as informações necessárias para ter uma conversa satisfatória? A pessoa que vou procurar é mesmo a pessoa mais adequada para me ajudar? Esta é a hora mais propícia para eu ligar? Preciso realmente ligar para esta pessoa ou posso tratar desse assunto de alguma outra maneira?

A boa preparação de uma ligação tem como objetivo tornar a ligação que vamos realizar a mais eficaz possível. Devemos ter todas as informações possíveis em mão para que não ocorra nenhum constrangimento.

– ao ligar: cumprimente a pessoa que atender com um “bom dia”, diga seu nome: “aqui é fulano da empresa X”, e diga com quem gostaria de falar: “gostaria de falar com o sr. Sicrano da contabilidade, por favor.”

Essas cortesias são essenciais! A forma que você age ao dirigir-se a alguém de outra empresa mostra não apenas suas próprias maneiras como também os modos da empresa que você representa.

– quando deixar a pessoa na linha de espera é educado dizer: “desculpe por fazê-lo (a) esperar.”

– quando falar com a secretária da pessoa que esta procurando, é sempre necessário apresentar-se e fazer um resumo do assunto que deseja tratar. Isso ajudará a secretária a transferir a ligação para seu diretor ou decidir se deve interromper caso ele esteja em uma reunião ou outra ligação.

– quando receber uma ligação e seu diretor não quer atender, sempre devemos achar aquelas “desculpinhas”  não é mesmo? Para isso podemos utilizar:

“O sr. João está ocupado no momento. Posso pedir para ele ligar de volta assim que estiver livre?”

“O sr. João está numa reunião. Posso pedir que retorne a ligação?”

Ou então, “o sr. João está atendendo a uma pessoa no momento. Posso…?”

Coisas que jamais devemos falar numa ligação:

“ O sr. João está muito ocupado para falar com o senhor.”

“O sr. João está no banheiro, outra vez!”

Boa educação ao telefone é essencial, afinal, nada mais desagradável do que falar com uma pessoa mal humorada no telefone.



Founder do Super Secretária Executiva, Michele Tesser Pedroso é formada pela UNINTER em Secretariado Executivo Trilingue, desde 2009.





maquiagem discreta
  1. Meg says:

    “Coisas que jamais devemos falar numa ligação”… Ri muito, sinceramente. Será que existem secretárias que realmente dizem tais frases?
    Parabéns pelo blog. Descobrio-o e agora fico horas lendo-o! Adorei mesmo isso aqui!

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