Para nós, secretárias, atender uma ligação da maneira correta é essencial mesmo naqueles dias em que o telefone insiste em não parar de tocar. O cansaço não é desculpa!
Temos dicas super para ajuda você nesta tarefa:
– antes de realizar a ligação, pergunte a si mesmo: tenho em mão todas as informações necessárias para ter uma conversa satisfatória? A pessoa que vou procurar é mesmo a pessoa mais adequada para me ajudar? Esta é a hora mais propícia para eu ligar? Preciso realmente ligar para esta pessoa ou posso tratar desse assunto de alguma outra maneira?
A boa preparação de uma ligação tem como objetivo tornar a ligação que vamos realizar a mais eficaz possível. Devemos ter todas as informações possíveis em mão para que não ocorra nenhum constrangimento.
– ao ligar: cumprimente a pessoa que atender com um “bom dia”, diga seu nome: “aqui é fulano da empresa X”, e diga com quem gostaria de falar: “gostaria de falar com o sr. Sicrano da contabilidade, por favor.”
Essas cortesias são essenciais! A forma que você age ao dirigir-se a alguém de outra empresa mostra não apenas suas próprias maneiras como também os modos da empresa que você representa.
– quando deixar a pessoa na linha de espera é educado dizer: “desculpe por fazê-lo (a) esperar.”
– quando falar com a secretária da pessoa que esta procurando, é sempre necessário apresentar-se e fazer um resumo do assunto que deseja tratar. Isso ajudará a secretária a transferir a ligação para seu diretor ou decidir se deve interromper caso ele esteja em uma reunião ou outra ligação.
– quando receber uma ligação e seu diretor não quer atender, sempre devemos achar aquelas “desculpinhas” não é mesmo? Para isso podemos utilizar:
“O sr. João está ocupado no momento. Posso pedir para ele ligar de volta assim que estiver livre?”
“O sr. João está numa reunião. Posso pedir que retorne a ligação?”
Ou então, “o sr. João está atendendo a uma pessoa no momento. Posso…?”
Coisas que jamais devemos falar numa ligação:
“ O sr. João está muito ocupado para falar com o senhor.”
“O sr. João está no banheiro, outra vez!”
Boa educação ao telefone é essencial, afinal, nada mais desagradável do que falar com uma pessoa mal humorada no telefone.